Trong thực tế làm nghề, không ít kế toán cho rằng “đã khai theo quý thì cứ tính theo quý”, bất kể đó là thuế giá trị gia tăng hay thuế thu nhập cá nhân. Chính sự nhầm lẫn tưởng chừng rất nhỏ này lại là nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót khi khấu trừ và kê khai, thậm chí bị truy thu và phạt chậm nộp mà không hiểu vì sao. Vì vậy, cần phân biệt rõ bản chất cách tính giữa hai sắc thuế này trước khi bàn đến kỹ thuật lập tờ khai.
Theo thầy Nguyễn Ngọc Minh phân tích, một nội dung tưởng như rất đơn giản nhưng lại dễ phát sinh sai sót trong thực tế: sự khác biệt giữa cách khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi cùng thực hiện theo quý.
Xem chi tiết bài phân tích của thầy Nguyễn Ngọc Minh – Chuyên gia hàng đầu về Thuế tại:
1. Thuế GTGT: Khai theo quý đúng nghĩa là cộng gộp theo quý
Đối với thuế giá trị gia tăng, khi doanh nghiệp thuộc diện khai theo quý thì bản chất là tính toán theo quý.
Cụ thể:
- Cộng tổng thuế GTGT đầu ra của cả quý.
- Cộng tổng thuế GTGT đầu vào của cả quý.
- Lấy tổng đầu ra trừ tổng đầu vào để xác định số thuế phải nộp của quý.
Tức là toàn bộ số liệu được cộng gộp trực tiếp theo chu kỳ quý, không cần tách riêng từng tháng trong quý để tính độc lập rồi mới tổng hợp.
2. Thuế TNCN: Khai theo quý nhưng phải tính theo từng tháng
Trong khi đó, thuế thu nhập cá nhân tuy cũng khai theo quý, nhưng bản chất hoàn toàn khác.
Thầy Minh nhấn mạnh: thuế TNCN là “khai tháng nhưng tổng hợp thành quý”.
Điều này có nghĩa:
– Tháng 1 phải xác định riêng:
+) Tổng thu nhập chịu thuế của tháng 1.
+) Tổng số thuế đã khấu trừ của tháng 1.
– Tháng 2, 3 tính riêng tương tự.
Sau đó, khi lập tờ khai quý, doanh nghiệp chỉ cộng ngang số liệu của ba tháng để ra tổng quý.
Điểm quan trọng là: phải tính riêng số thuế khấu trừ của từng tháng trước, sau đó mới cộng lại. Không được tính theo cách lấy tổng thu nhập của 3 tháng rồi chia bình quân để xác định số thuế khấu trừ cho cả quý.
3. Sai lầm thường gặp: Lấy bình quân 3 tháng để tính thuế TNCN
Một sai lầm rất phổ biến mà thầy Minh đặc biệt cảnh báo là việc lấy tổng thu nhập của ba tháng trong quý rồi chia bình quân để tính thuế thu nhập cá nhân.
Cách làm này tưởng như hợp lý vì đang khai theo quý, nhưng thực chất lại sai bản chất của thuế TNCN. Thuế thu nhập cá nhân được tính và khấu trừ theo từng tháng, gắn với từng thời điểm chi trả thu nhập và từng tháng phát sinh giảm trừ. Các khoản giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc hay những thay đổi về mức giảm trừ đều có thể phát sinh ở những thời điểm khác nhau trong quý. Vì vậy, nếu lấy số liệu ba tháng cộng lại rồi chia bình quân để tính thuế, kết quả có thể sai lệch so với nghĩa vụ thực tế. Thuế TNCN là sắc thuế mang tính tích lũy theo tháng, không phải là phép tính trung bình của cả quý.
Ví dụ:
- Người phụ thuộc có thể chưa phát sinh ở tháng 1 và tháng 2.
- Đến tháng 3 mới đủ điều kiện giảm trừ.
Nếu tính bình quân cả quý, số thuế khấu trừ sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ từng tháng.
Trong một số trường hợp, số thuế tính sai có thể cao hơn – nếu cao hơn thì doanh nghiệp không bị thiệt. Nhưng nếu tính thấp hơn so với cách tính đúng theo từng tháng, khi cơ quan thuế quyết toán lại, doanh nghiệp sẽ bị:
- Truy thu phần thiếu,
- Và tính tiền chậm nộp.
Đây là rủi ro hoàn toàn có thể tránh được nếu hiểu đúng bản chất.
4. Nguyên tắc khấu trừ thuế TNCN: Phải khấu trừ khi trả thu nhập
Thầy Minh cũng nhấn mạnh một nguyên tắc quan trọng:
Thuế TNCN phải được khấu trừ tại thời điểm chi trả thu nhập.
Tức là:
- Cuối mỗi tháng, khi trả lương, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế của tháng đó.
- Số thuế này có thể chưa phải nộp ngay cho cơ quan thuế (nếu thuộc diện khai quý), nhưng vẫn phải xác định và khấu trừ riêng theo từng tháng.
Đến cuối quý, doanh nghiệp mới thực hiện nghĩa vụ nộp tổng số thuế đã khấu trừ của 3 tháng.
5. Vì sao việc thay đổi mức giảm trừ không gây khó khăn?
Thầy Minh lấy ví dụ: nếu mức giảm trừ gia cảnh mới bắt đầu áp dụng từ tháng 2, thì cũng không gây khó khăn trong thực tế.
Bởi vì:
- Doanh nghiệp luôn phải tính thuế TNCN theo từng tháng.
- Tháng nào áp dụng mức giảm trừ mới thì tính theo mức mới của tháng đó.
- Khi tổng hợp quý chỉ đơn thuần là cộng số liệu của từng tháng đã tính đúng.
Do đó, việc thay đổi ngưỡng giảm trừ theo tháng không làm xáo trộn cơ chế khai quý, miễn là doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc tính thuế theo từng tháng.
6. Phân biệt khấu trừ hàng tháng và quyết toán cuối năm
Một điểm quan trọng khác cần phân biệt rõ là sự khác nhau giữa khấu trừ hàng tháng và quyết toán cuối năm. Theo thầy Minh phân tích, mỗi tháng doanh nghiệp đang thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế tại thời điểm chi trả thu nhập. Việc khai theo quý chỉ là tổng hợp lại số thuế đã khấu trừ của từng tháng trong quý, chứ không làm thay đổi nguyên tắc tính theo tháng. Chỉ đến khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm, pháp luật mới cho phép tính toán lại theo nguyên tắc bình quân và công bằng trên cơ sở tổng thu nhập của cả năm. Vì vậy, trong suốt quá trình khấu trừ hàng tháng và lập tờ khai quý, bắt buộc phải xác định riêng từng tháng, tuyệt đối không được áp dụng cách tính bình quân ngay từ giai đoạn này.