Câu hỏi:
Hiện em đang làm kế toán cho hai doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại.
Tại doanh nghiệp thứ nhất (mô hình bán lẻ tương tự siêu thị), số lượng giao dịch phát sinh trong ngày rất lớn nên phải xuất rất nhiều hóa đơn. Em muốn hỏi: doanh nghiệp có được phép cuối ngày tổng hợp các giao dịch để xuất một hóa đơn chung cho cùng một đối tượng khách hàng hay không? Trường hợp khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn thì có thể lập một hóa đơn tổng hợp duy nhất cho toàn bộ doanh thu trong ngày được không?
Ngoài ra, tại doanh nghiệp thứ hai hoạt động trong lĩnh vực vận tải, mỗi ngày có nhiều xe ra vào nhận hàng từ cùng một nhà cung cấp. Hiện tại, mỗi chuyến xe đều được lập hóa đơn riêng, dẫn đến số lượng hóa đơn phát sinh trong ngày rất nhiều. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có được phép tổng hợp các chuyến trong ngày để xuất một hóa đơn chung thay vì lập hóa đơn cho từng lần phát sinh hay không?
Em cảm ơn thầy.
Trả lời:
Xem video trả lời chi tiết của chuyên gia – Tiến sĩ Kinh tế Nguyễn Ngọc Minh – Giảng viên cap cấp tại VisioEdu:
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thương mại, siêu thị hoặc vận tải phát sinh số lượng giao dịch lớn trong ngày. Mỗi giao dịch đều phải lập hóa đơn điện tử theo quy định, dẫn đến số lượng hóa đơn phát hành rất nhiều. Vì vậy, doanh nghiệp thường đặt câu hỏi:
- Có được gộp doanh thu cuối ngày để xuất một hóa đơn cho khách lẻ không lấy hóa đơn hay không?
- Đối với hoạt động vận tải, nhiều chuyến xe cùng một nhà cung cấp trong ngày có được xuất một hóa đơn tổng hợp cuối ngày không?
Đây là vấn đề liên quan trực tiếp đến nguyên tắc kế toán và quy định pháp luật về hóa đơn.
1. Nguyên tắc kế toán: Ghi nhận theo thời điểm phát sinh
Theo Luật Kế toán 2015 và quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải tuân thủ:
- Nguyên tắc dồn tích
- Nguyên tắc trung thực và hợp lý
- Ghi nhận đúng bản chất giao dịch
Nguyên tắc dồn tích yêu cầu giao dịch kinh tế phát sinh tại thời điểm nào thì phải được ghi nhận tại thời điểm đó, không được trì hoãn hoặc ghi nhận tập trung vào thời điểm khác nhằm mục đích thuận tiện.
Việc ghi nhận phải phản ánh đúng bản chất và tiến trình thời gian của giao dịch.
2. Nguyên tắc lập hóa đơn theo quy định pháp luật
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70) về hóa đơn, chứng từ:
- Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
- Hóa đơn phải được lập theo từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Nguyên tắc chung là:
Giao dịch phát sinh thời điểm nào thì phải lập hóa đơn tại thời điểm đó.
Do đó, việc chờ đến cuối ngày để tổng hợp và xuất một hóa đơn cho nhiều giao dịch riêng lẻ là không phù hợp với nguyên tắc lập hóa đơn, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
3. Những trường hợp được phép xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày
Pháp luật hiện hành chỉ cho phép một số ngành nghề đặc thù được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày, bao gồm:
- Hoạt động kinh doanh ăn uống, nhà hàng, dịch vụ ăn uống (được phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày đối với khách lẻ không lấy hóa đơn).
- Dịch vụ khám chữa bệnh.
Ngoài các trường hợp đặc thù nêu trên, các lĩnh vực khác không được phép lập hóa đơn gộp cuối ngày.
4. Trường hợp siêu thị, thương mại
Đối với siêu thị hoặc doanh nghiệp thương mại:
- Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo từng lần bán.
- Không được phép tổng hợp toàn bộ doanh thu khách lẻ trong ngày để xuất một hóa đơn duy nhất.
Việc gộp hóa đơn cuối ngày trong trường hợp này không phù hợp với quy định về thời điểm lập hóa đơn.
5. Trường hợp doanh nghiệp vận tải
Đối với doanh nghiệp vận tải có nhiều chuyến xe trong ngày:
- Mỗi chuyến vận chuyển hoàn thành là một lần cung cấp dịch vụ.
- Phải lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành từng dịch vụ.
Không được phép chờ đến cuối ngày để xuất một hóa đơn tổng hợp cho nhiều chuyến, trừ khi hợp đồng quy định rõ thanh toán theo kỳ và đủ điều kiện lập hóa đơn theo từng kỳ thanh toán theo quy định.
Kết luận
Pháp luật hiện hành không cho phép doanh nghiệp siêu thị, thương mại hoặc vận tải xuất hóa đơn gộp cuối ngày để thay thế cho các giao dịch phát sinh riêng lẻ.
Nguyên tắc cần ghi nhớ:
- Giao dịch phát sinh khi nào phải lập hóa đơn khi đó.
- Không được trì hoãn việc lập hóa đơn vì lý do thuận tiện nội bộ.
- Chỉ một số ngành nghề đặc thù mới được phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày theo quy định.
Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn hạn chế rủi ro xử phạt về hóa đơn và thuế.