Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quản lý tòa nhà chung cư, hàng tháng phát hành hóa đơn thu phí quản lý đối với cư dân. Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm thu tiền hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên, trên thực tế có trường hợp cư dân nhận hóa đơn trước rồi mới thực hiện thanh toán. Trong tình huống này, doanh nghiệp có được bổ sung điều khoản trong hợp đồng quản lý dịch vụ với Ban quản trị về thời điểm xuất hóa đơn để phù hợp với thực tế thanh toán hay không?
Trả lời:
Xem video chia sẻ chi tiết của thầy Nguyễn Ngọc Minh – Chuyên gia về thuế tại:
Theo thầy Minh chia sẻ, trước hết cần xác định rõ bản chất giao dịch là hoạt động cung cấp dịch vụ. Đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo hai nguyên tắc: hoặc tại thời điểm thu tiền, hoặc tại thời điểm hoàn thành dịch vụ.
Trong trường hợp dịch vụ quản lý tòa nhà được thực hiện và hoàn thành theo chu kỳ tháng, thì thời điểm hoàn thành dịch vụ chính là cuối mỗi tháng. Khi đó, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn theo tháng sau khi dịch vụ tháng đó đã hoàn thành, và cư dân sẽ thanh toán căn cứ trên hóa đơn đã được phát hành.
Đối với các trường hợp cư dân thanh toán trước tiền dịch vụ, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Như vậy, tùy từng tình huống cụ thể, thời điểm lập hóa đơn sẽ căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền, theo đúng quy định.
Thầy Minh cũng lưu ý rằng về dòng tiền, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn ở tháng đầu tiên do độ trễ giữa thời điểm hoàn thành dịch vụ và thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, sau khi đã vận hành ổn định theo chu kỳ tháng, việc lập hóa đơn và thu tiền sẽ đi vào nhịp cố định hàng tháng, không còn phát sinh vướng mắc đáng kể.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần giải thích rõ cho cư dân và Ban quản trị về quy định pháp luật liên quan đến thời điểm lập hóa đơn. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến rủi ro và trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Do đó, không thể tùy ý điều chỉnh thời điểm xuất hóa đơn chỉ để thuận tiện cho việc thanh toán, mà phải tuân thủ đúng nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ.