Ghi sổ kế toán là một công việc quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong việc phản ánh trung thực, đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Quy trình ghi sổ kế toán được quy định chặt chẽ trong Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/BTC của Bộ Tài chính. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình ghi sổ kế toán theo Thông tư 200.
1. Sổ kế toán là gì?
Sổ kế toán là những công cụ ghi chép, phản ánh liên tục, có hệ thống các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ phát sinh. Sổ kế toán được lập theo quy định của pháp luật và phải được lưu giữ, bảo quản theo quy định.
– Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán.
– Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán theo quy định trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ.
– Doanh nghiệp có quyền được xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải cung cấp đầy đủ, minh bạch, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu các thông tin về giao dịch kinh tế. Nếu không tự xây dựng được biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư 200 nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
2. Các loại sổ kế toán
Sổ kế toán gồm 2 loại chính:
– Sổ kế toán tổng hợp, bao gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
– Số kế toán chi tiết, bao gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.1. Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ dùng để ghi chép, phản ánh tổng quát các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Loại sổ này được chia thành hai nhóm chính:
Sổ kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Cung cấp thông tin tổng quan về tình hình tài chính – kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán và cả niên độ.
- Giúp theo dõi, kiểm tra số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán.
- Cung cấp cơ sở để lập các báo cáo tài chính theo quy định.
– Nhật ký chung: Ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong từng ngày, theo trình tự thời gian phát sinh.
– Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ cái: Ghi chép chi tiết số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết là loại sổ dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong từng nhóm tài khoản kế toán, theo đối tượng và theo từng khoản mục cụ thể.
Sổ kế toán chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Cung cấp thông tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong từng nhóm tài khoản kế toán.
- Giúp theo dõi, kiểm tra số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khoản mục cụ thể trong các nhóm tài khoản.
- Cung cấp cơ sở để lập sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo tài chính theo quy định.
Xem thêm: Định khoản kế toán là gì? Quy trình định khoản kế toán chi tiết
3. Quy trình ghi sổ kế toán cụ thể
3.1. Mở sổ
- Việc mở sổ sách kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán năm.
- Với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì sổ được mở từ ngày thành lập.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng là người có trách nhiệm ký duyệt vào sổ kế toán ghi bằng tay trước ghi sử dụng hoặc file in ra từ máy tính.
- Sổ kế toán có thể để rời hoặc đóng thành quyển. Với tờ rời, vào cuối kỳ phải đóng thành tập để lưu trữ.
– Các thủ tục cần thực hiện trước khi sử dụng sổ kế toán:
+) Với sổ là tờ rời: đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ – tên sổ – tháng sử dụng – tên người giữ sổ và thực hiện việc ghi sổ. Các sổ tờ rời cần phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để dàng tìm kiếm, tra cứu sau này. Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền phải ký, đóng dấu vào tờ rời và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thì tờ rời đó mới có giá trị sử dụng.
+) Với sổ kế toán dạng quyển: tại trang đầu của sổ phải ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ, ngày chuyển giao cho người khác, họ tên – chữ ký người giữ và ghi sổ + người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp + kế toán trưởng. Sổ kế toán dạng quyển phải được đánh số trang rõ ràng và giữa hai trang phải được đóng dấu giáp lai.
3.2. Ghi sổ
– Mọi số liệu đưa vào sổ kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán đã đảm bảo tính pháp lý.
– Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh; điều kiện trang thiết bị và kế toán viên dựa vào đó để áp dụng:
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
3.3 Khóa sổ
Việc tiến hành khóa sổ kế toán được thực hiện trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong trường hợp cần kiểm kê hoặc có yêu cầu của cơ quan nhà nước thì sổ kế toán cũng sẽ được khóa lại.
3.4. Sửa chữa thông tin trong sổ kế toán
– Với trường hợp ghi chép bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
- Phương pháp ghi cải chính
- Phương pháp ghi bổ sung
– Nếu là trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung:
- Trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước mà phát hiện có sai sót trong sổ kế toán thì tiến hành sửa chữa trực tiếp sổ kế toán của năm đó trên máy tính.
- Nếu đã nộp BCTC rồi mới phát hiện sai sót thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong sổ kế toán phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuối của sổ kế toán năm đó.
– Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã được duyệt hoặc công tác thanh – kiểm tra đã kết thúc, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính – liên quan với số liệu đã ghi trong sổ kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sửa lại thông tin trong sổ kế toán + số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp được doanh nghiệp áp dụng.
Hãy đảm bảo rằng bạn luôn thực hiện đúng các bước trên để duy trì hệ thống kế toán hoàn chỉnh và đáng tin cậy.
Có thể bạn quan tâm: Khóa học Ôn thi Đại lý Thuế hiệu quả