Doanh nghiệp hàng năm đều có rất nhiều các khoản chi ra và để được tính vào chi phí được trừ thì luôn luôn phải thỏa mãn các điều kiện theo quy định. Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ phải là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh là quy định được căn cứ theo Điều 6 TT78/2014/TT-BTC. 

Thoạt nghe ta có thể cho rằng, tất cả các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận là chi phí được trừ giống với quy định của kế toán. Nhưng thực tế “chi phí liên quan” theo quy định của thuế được hiểu ở phạm vi rất hẹp.

Vậy hai loại chi phí gồm công tác phí và chi phí tiếp khách có được tính là chi phí được trừ của doanh nghiệp không? Cùng VisioEdu tìm hiểu ở bài viết này nhé!

1. Khái niệm chi phí được trừ và chi phí phát sinh của doanh nghiệp

Có rất nhiều bạn kế toán hay nhầm lẫn giữa các khoản chi phí được trừ và chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Cũng có nhiều bạn không biết chi phí phát sinh của doanh nghiệp gồm những loại này. Do đó, VisioEdu xin được chia sẻ về khái niệm chi phí được trừ và các loại chi phí phát sinh của doanh nghiệp nhé.

1.1 Chi phí được trừ là gì?

Chi phí được trừ là những chi phí cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi trợ cấp … và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

1.2 Chi phí phát sinh của doanh nghiệp

Các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp thực tế sẽ được phân thành 3 loại là Chi phí phù hợp; chi phí liên quan và chi phí không liên quan. 

Trong đó:

• Chi phí phù hợp được hiểu là loại chi phí mà doanh nghiệp bắt buộc phải bỏ ra thì mới có được doanh thu (ví dụ như các khoản giá vốn hàng bán, chi phí lương công nhân sản xuất …); 
• Chi phí liên quan là những chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động với mục đích trực tiếp tìm kiếm và tạo ra lợi nhuận (ví dụ như các khoản: chi phí tiếp khách, chi phí tìm kiếm, thăm dò thị trường …); 
• Chi phí không liên quan là chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động mà không trực tiếp tạo ra lợi nhuận, mặc dù có thể ở một góc độ nào đó doanh nghiệp cũng đang mưu cầu tìm kiếm lợi ích (ví dụ như: chi phí tài trợ cho giải thể thao, hay các cuộc thi sắc đẹp …). 

Hầu như các khoản chi phí phù hợp và chi phí liên quan đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Do đó, việc xác định được các khoản chi phí thuộc đối tượng nào trong 3 loại trên không những giúp doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế chính xác hơn mà còn có căn cứ để xây dựng những quy chế, quy định trong hoạt động kiểm soát của mình. 

2. Khi nào xác định công tác phí, chi phí tiếp khách là chi phí được trừ

Để hiểu rõ các khái niệm trên, VisioEdu sẽ giúp bạn phân tích một tình huống cụ thể sau đây để xác định xem khoản chi phí mà doanh nghiệp đã chi thuộc nhóm chi phí được trừ hay không.

“Công ty A  thuê máy bay để chở nhân viên Công ty A  và đối tác là Công ty B đi thăm quan dự án của Công ty B. Trong đó Công ty A  sở hữu gián tiếp Công ty B. Nhân viên Công ty A  gồm nhân viên người Việt Nam làm việc cho Công ty A  và 1 nhóm nhân viên người nước ngoài từ công ty mẹ. Nhóm nhân viên người nước ngoài tự chi trả chi phí bay sang Việt Nam rồi gia nhập đoàn bay. Hồ sơ có booking confirmation kèm danh sách passengers, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Vậy chi phí này có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp? Người lao động có bị tính thuế Thu nhập cá nhân hay không?”

Để xét chi phí trên có thuộc chi phí được trừ theo quy định khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp hay không, chúng ta sẽ xem chi phí này thuộc loại chi phí nào và chúng có đáp ứng các điều kiện ghi nhận là chi phí được trừ hay không.

2.1 Công tác phí là gì?

Đối với khoản chi phí bỏ ra cho người lao động đi làm việc theo yêu cầu của doanh nghiệp tại nơi khác địa chỉ làm việc được quy định trong hợp đồng lao động thì ta có thể ghi nhận vào khoản mục “Công tác phí”. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, VisioEdu xin được trích dẫn khái niệm về công tác phí theo quy định hiện hành. 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị … do kinh phí nhà nước hỗ trợ thì công tác phí được định nghĩa như sau:

“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)”.

Đối với các khoản chi phí công tác ở doanh nghiệp được mở rộng hơn, không chỉ giới hạn trong nước mà còn cả phạm vi nước ngoài bởi các hoạt động kinh doanh thương mại đã được toàn cầu hoá. Khi đi công tác thì “người đi công tác” sẽ phải hoàn thành một số yêu cầu công việc theo quy định của công ty, vậy nên đối tượng đi công tác ở đây sẽ được hiểu là chỉ áp dụng đối với người lao động của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, VisioEdu muốn bạn ghi nhớ một lưu ý về khoản chi phí đi lại, chi phí lưu trú sau đây không phải là công tác phí. Đó là chi phí thuê nhà ở cho công nhân xây dựng tại công trình đang thi công của doanh nghiệp. Bởi chi phí nhà ở trong trường hợp này không được hiểu là công tác phí. Do địa điểm làm việc của công nhân xây dựng được thoả thuận trong hợp đồng lao động là địa điểm nơi thi công công trình chứ không phải ở một địa chỉ cố định như là văn phòng nơi công ty đóng trụ sở như thường lệ.

2.2 Khi nào công tác phí được tính vào chi phí được trừ

Vậy khi nào công tác phí được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp? Cùng VisioEdu tìm hiểu theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính nhé. 

Khoản công tác phí để được tính vào chi phí được trừ khi có đủ điều kiện theo Khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC như sau:

“- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.”

Vậy khi doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác thì chi phí cho thời gian công tác này sẽ được ghi nhận là chi phí được trừ theo hình thức thực chi (có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định) hoặc khoản chi theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. 

Đối với những công việc mà có địa điểm làm việc đặc thù như: công nhân xây dựng, cán bộ giám sát bán hàng… thì khi ghi nhận được các khoản chi hỗ trợ về đi lại cần được làm rõ để không nhầm lẫn với chi công tác phí, bởi nghĩa vụ thuế Thu nhập cá nhân của người lao động trong 2 trường hợp này không giống nhau.

Chi phí di chuyển doanh nghiệp trả cho đối tượng không phải người lao động của doanh nghiệp thì chắc chắn không được ghi nhận vào khoản mục công tác phí. Do đó, trong tình huống chúng ta đang xem xét ở trên thì các thành viên được chi trả cho chuyến tham quan dự án sẽ phải tách riêng chi phí chứ không ghi nhận chung cho nhóm “công tác phí”. Bởi nhóm đối tượng trong ví dụ trên không đáp ứng điều kiện đối tượng được chi trả của công tác phí. 

Vậy liệu chi phí cho đối tượng này có được ghi nhận là chi phí tiếp khách và được tính vào chi phí được trừ? Cùng VisioEdu tìm hiểu ở phần tiếp theo nhé!

2.3 Chi phí tiếp khách là gì?

Chi phí tiếp khách được hiểu là các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để tiếp đón các đối tượng ngoài doanh nghiệp. 

Nhưng không phải khoản chi phí tiếp khách nào cũng được coi là liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví như việc tiếp đón khách hàng, nhà cung cấp, các đoàn thanh tra liên ngành … (liên quan tới doanh nghiệp) sẽ được coi là chi phí tiếp khách liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng chi phí tiếp đón một đoàn khách tham quan cảnh quan doanh nghiệp thì sẽ bị coi là chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. 

2.4 Khi nào xác định chi phí tiếp khách là chi phí được trừ

Để chi phí tiếp khách được chấp nhận là chi phí được trừ cho mục đích tính thuế Thu nhập doanh nghiệp, thì các khoản chi phí tiếp khách đó phải đáp ứng các quy định về chứng từ mà VisioEdu sắp nêu dưới đây. 

Chi phí tiếp khách là chi phí được trừ khi:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phải sử dụng trong mục đích cụ thể, duy trì mối quan hệ làm ăn, hợp tác;
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đây là các hóa đơn được nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ xuất. Cơ quan thuế có thể dựa vào đó để xác minh, quản lý hiệu quả nguồn chi của doanh nghiệp;
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là giấy tờ cần có trong điều kiện thanh toán thực tế của doanh nghiệp.

3. Chi phí vé máy bay cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ

Vậy chúng ta sẽ ứng xử như thế nào đối với thuế Thu nhập doanh nghiệp và thuế Thu nhập cá nhân cho khoản chi mua vé máy bay cho người lao động và đối tượng khác trong trường hợp nêu ở tình huống trên. Cùng theo dõi phân tích của VisioEdu ở phần tiếp theo nhé.

Đối với thuế Thu nhập cá nhân: 

Thu nhập là khoản lợi ích được xác định bằng tiền mà một cá nhân nhận được từ một công việc, dịch vụ hoặc hoạt động nào đó. Thu nhập có thể gồm các khoản như tiền lương, tiền công, tiền cho thuê tài sản, lợi nhuận từ đầu tư kinh doanh.

• • Đối với tiền vé máy bay mua cho người lao động của công ty: Theo quy định tại Khoản đ.4 Điều 2 TT 111/2013/TT-BTC thì đối với khoản chi công tác phí phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế Thu nhập cá nhân của người đi công tác. Trong trường hợp công ty mời khách hàng là đơn vị doanh nghiệp, sau đó khách hàng cử nhân viên của họ đi thì khoản lợi ích này cũng được ghi nhận là công tác phí cho từng nhân viên của khách nên cũng không tính vào Thu nhập cá nhân của mỗi cá nhân.

• Đối với tiền vé máy bay mua cho đối tượng khác: do không đáp ứng điều kiện về công tác phí nên khoản chi cho đối tượng khác sẽ được xét như khoản cho, biếu, tặng và sẽ được xét như một khoản thu nhập của đối tượng đó. Theo quy định tại khoản 6, khoản 10 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thì đối với hàng cho, biếu, tặng nếu thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng sẽ phải nộp thuế Thu nhập cá nhân. Còn đối với chi phí vé máy bay nêu trên là khoản thu nhập từ cho, biếu, tặng không phải đăng ký quyền sở hữu nên không bị tính thuế Thu nhập cá nhân.

Đối với thuế Thu nhập doanh nghiệp:

• Đối với chi phí mua vé máy bay cho người lao động: Khoản chi đáp ứng điều kiện về công tác phí và có đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định sẽ được ghi nhận là chi phí được trừ.

Đối tượng khác đi cùng tham quan dự án, cần làm rõ mục đích tham gia dự án có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay không để xác định đối tượng đi ở đây là khách hàng hay đối tượng khác.

• Trường hợp xác định đối tượng tham quan dự án là khách hàng: Chi phí chi trả được xác định là chi phí tiếp khách. Chi phí tiếp khách khi có đầy đủ chứng từ theo quy định sẽ được ghi nhận chi phí được trừ theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Trường hợp mục đích tham quan dự án không liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh, đối tượng khác ở đây không được ghi nhận là khách hàng, chi phí liên quan tới đối tượng này không được xác định là chi phí tiếp khách. Do mục đích chi cho đối tượng này không liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh nên chi phí cho đối tượng này sẽ không đủ điều kiện ghi nhận là chi phí được trừ.

Như vậy, chúng ta đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc phân loại chi phí phát sinh trong doanh nghiệp, đặc biệt là việc phân biệt công tác phí với chi phí tiếp khách không phải lúc nào cũng dễ dàng, do đó kế toán cần thiết phải nâng cao nhãn quan nghề nghiệp. Căn cứ vào từng tình huống cụ thể mà xác định rõ chi phí công tác phí – chi phí tiếp khách, chi phí tiếp khách liên quan – chi phí tiếp khách không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ chi sẻ của VisioEdu về cách xác định công tác phí, chi phí tiếp khách là chi phí được trừ. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã biết cách hạch toán chính xác các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp mình thuộc nhóm chi phí nào và có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp hay không. 

Có thể bạn cũng quan tâm:

>>> Khi nào ghi nhận chi phí khám chữa bệnh cho người lao động là chi phí được trừ

>>> Cá nhân có thu nhập 2 nơi, khai Quyết toán Thuế thu nhập cá nhân như thế nào?