Câu hỏi:
Trong một bộ hồ sơ thanh toán công tác phí có cả các khoản chi có hóa đơn (ví dụ: vé máy bay, khách sạn) thanh toán theo thực tế; đồng thời cũng có các khoản chi không có hóa đơn như xe ôm, Grab, ăn uống nhỏ lẻ… và doanh nghiệp chi theo mức khoán đã quy định trong quy chế tài chính.
Vậy toàn bộ chi phí công tác phí đó có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không hay có nguy cơ bị loại?
Trả lời:
Xem câu trả lời trực tiếp từ thầy Nguyễn Ngọc Minh – Giảng viên hàng đầu về thuế tại:
Theo thầy Minh chia sẻ, trước hết chúng ta cần khẳng định rằng công tác phí là một trong số rất ít khoản chi mà pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp được áp dụng cơ chế khoán. Bên cạnh công tác phí còn có trang phục và tiền ăn (trong phạm vi quy định và phải có cơ sở hợp lý). Vì vậy, việc doanh nghiệp vừa chi theo thực tế có hóa đơn, vừa chi theo mức khoán là hoàn toàn không trái nguyên tắc nếu được xây dựng đúng quy chế.
Đối với công tác phí, doanh nghiệp được quyền lựa chọn chi theo thực tế hoặc chi theo khoán, thậm chí có thể kết hợp cả hai trong cùng một chuyến đi. Chi theo thực tế thì bắt buộc phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp và không bị khống chế mức chi, miễn là hợp lý. Chi theo khoán được áp dụng trong những trường hợp khó thu thập hóa đơn, đặc biệt là khi đi công tác ở vùng sâu, vùng xa hoặc phát sinh chi phí nhỏ lẻ không thể lấy hóa đơn.
Tuy nhiên, để được chấp nhận là chi phí được trừ, điều kiện quan trọng là doanh nghiệp phải hiểu đúng bản chất của “đi công tác”. Công tác là việc người lao động được doanh nghiệp cử đi làm việc ngoài địa điểm làm việc đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Chỉ khi phát sinh việc di chuyển ra khỏi địa điểm làm việc theo hợp đồng thì mới phát sinh công tác phí. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để xác định khoản chi đó có đúng là công tác phí hay không.
Về nội dung chi, công tác phí về bản chất bao gồm chi phí đi lại, chi phí lưu trú (khi có qua đêm) và có thể có phụ cấp công tác phí nếu doanh nghiệp quy định. Những khoản chi này có thể áp dụng theo thực tế hoặc theo mức khoán tùy từng trường hợp. Doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng một phương thức cố định cho tất cả các chuyến đi mà có thể linh hoạt, miễn là được quy định rõ ràng.
Yếu tố quyết định không nằm ở việc có hóa đơn hay không, mà nằm ở hồ sơ và cơ sở pháp lý nội bộ của doanh nghiệp. Trước mỗi chuyến đi cần có quyết định cử đi công tác, trong đó nêu rõ khoản nào thanh toán theo thực tế, khoản nào theo khoán. Đồng thời, mức khoán phải được quy định trong quy chế tài chính và có thể giải trình được tính hợp lý nếu cơ quan thuế yêu cầu.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp có đầy đủ quy chế, quyết định cử đi công tác và hồ sơ chứng minh tính hợp lý của mức khoán, thì việc vừa chi theo thực tế vừa chi theo khoán trong cùng một bộ hồ sơ công tác phí không làm cho toàn bộ chi phí bị loại. Ngược lại, nếu không xây dựng quy chế rõ ràng và không hiểu đúng bản chất công tác phí, thì rủi ro bị loại chi phí là hoàn toàn có thể xảy ra.