Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép giao dịch mua bán, thanh toán và là căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, đôi khi có thể xảy ra sai sót. Để khắc phục những sai sót này, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn thay thế.
Vậy, xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào? Đây là câu hỏi mà nhiều người quan tâm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về vấn đề này, đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xuất hóa đơn thay thế đúng quy định.
1. Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế cho hóa đơn gốc đã xuất trước đó do có sai sót về thông tin hoặc nội dung. Hóa đơn thay thế có giá trị pháp lý như nhau so với hóa đơn gốc và được sử dụng để làm căn cứ cho việc thanh toán, kê khai thuế và các mục đích khác theo quy định của pháp luật.
2. Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế trong những trường hợp cụ thể sau:
(1) Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua.
Trường hợp này người mua sẽ gửi cho người bán sẽ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.
Người bán thực hiện:
– Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
– Người bán xuất hóa đơn thay thế (hay lập hóa đơn điện tử mới) ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
– Thực hiện gửi cho người mua hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Khi đó, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Người bán thực hiện gửi hóa đơn thay thế hóa đơn có sai sót đã được cấp mã cho người mua.
(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót
Áp dụng cho trường hợp sai sót các nội dung sau:
– Sai sót về mã số thuế;
– Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn;
– Sai về thuế suất, tiền thuế;
– Sai về hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Người bán thực hiện:
– Xuất hóa đơn thay thế (lập hóa đơn điện tử mới thay thế) cho hóa đơn điện tử có sai sót.
– Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
– Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Sau đó gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý:
– Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Ngoài việc xuất hóa đơn thay thế người bán còn có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Sau khi xác định thuộc trường hợp xuất hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, người bán tiến hành xuất hóa đơn. Quy trình xuất hóa đơn thay thế như sau:
– Bước 1: Xác định sai sót
Người bán xác định cụ thể sai sót trên hóa đơn và mức độ nghiêm trọng của sai sót.
– Bước 2: Thỏa thuận với người mua
Người bán trao đổi với người mua để thống nhất phương án xử lý sai sót và lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu có).
– Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế
Người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.
– Bước 4: Gửi cho cho cơ quan thuế hoặc người mua
Người bán tiến hành gửi hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót sau đó gửi cho cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi hóa đơn mới đã cấp mã cho người mua. Trường hợp hóa đơn không có mã cửa cơ quan thuế có thể gửi trực tiếp cho người mua.
– Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
Sau khi xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán tiến hành lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận (nếu có) và sổ hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
3. Lưu ý khi xuất hóa đơn thay thế
Xuất hóa đơn thay thế là một trong những trường hợp phổ biến bắt buộc kế toán và người làm công tác kế toán phải thành thạo. Dưới đây là một vài lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn thay thế cần nắm được:
– Nội dung trên hóa đơn thay thế phải được sửa chữa chính xác và phù hợp với giao dịch thực tế.
– Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Hóa đơn thay thế phải có chữ ký, đóng dấu của người lập hóa đơn và người mua (nếu có).
– Sau khi xuất hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ được cơ quan thuế hủy và không có giá trị sử dụng.
Trên đây là câu trả lời cho câu hỏi: xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào. Doanh nghiệp cần nắm rõ các nội dung này để tránh những rủi ro về hóa đơn, chứng từ khi có đoàn thanh, kiểm tra Thuế.
Nếu còn bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay với VisioEdu qua hotline: 0932.55.1661 – 0973.55.1661 để được hỗ trợ.
Các bạn cũng có thể tham gia các khóa học: Ôn Thi Đại lý Thuế hoặc Thuế chuyên sâu để giải quyết những vấn đề về hóa đơn điện tử.
Đăng ký ngay để nhận ưu đãi lên đến 30% ngay tại: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không?
