Thời kỳ dữ liệu số, đến ngân hàng cũng chuyển dần hình thức sao kê giấy sang sao kê điện tử. Một vài ngân hàng còn thông báo sẽ không cấp sao kê giấy định kỳ như giai đoạn trước, thay vào đó sẽ gửi sao kê điện tử với dòng ghi chú: “Sao kê này được trích xuất tự động từ hệ thống của ngân hàng…”, với ý nghĩa thông tin sao kê điện tử giống với sao kê giấy.
Có vẻ như điều này đã giúp doanh nghiệp giảm các thủ tục hành chính, giấy tờ, có nhiều thời gian tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh của mình. Nhưng hãy dừng lại một chút, cùng VisioEdu tìm hiểu về những quy định trong hồ sơ của kế toán hay cơ quan thuế trong yêu cầu lưu trữ.
Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định “Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật…”, đối với chứng từ ngân hàng sẽ được hiểu là những hồ sơ có dấu của ngân hàng. Khi thực hiện kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp, theo quy định Cơ quan Thuế có quyền kiểm tra toàn bộ sao kê, tức là những giao dịch trên tài khoản ngân hàng sẽ bị kiểm tra kỹ lưỡng.
Càng ngày, việc sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để chuyển khoản Online càng được thực hiện nhiều hơn. Vì vậy thông tin trên tài khoản ngân hàng cũng được xem xét rất kỹ với mục tiêu:
Xác định các khoản doanh thu liệu có bị doanh nghiệp bỏ sót hay không hay chi phí có hợp lệ không.
Doanh nghiệp liệu có dấu hiệu nghi ngờ mua/bán hoá đơn không.
Và một trong những khoản được nhận định là không tương ứng với hoạt động kinh doanh là các bút toán chuyển/nhận tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân (thường là các sếp) mà một số doanh nghiệp hay làm tắt để thực hiện rút/nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.
Rất nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập, thường không nắm rõ nên hay mắc phải những lỗi này. Nếu ghi nhận đúng theo bút toán nộp/chuyển tiền ngân hàng vào quỹ thì liệu giám đốc doanh nghiệp có được quyền giữ quỹ của công ty?
Để làm rõ câu hỏi trên, cùng VisioEdu tìm hiểu các quy định hiện hành liên quan đến vấn đề này nhé.
Theo Khoản 7 Điều 13 của Luật kế toán 2005 số 88/2015/QH13 quy định về các hành vi bị cấm có nêu: “Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu.”
Trong đó, “Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán” được hiểu theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 174 quy định “… là người quản lý doanh nghiệp hoặc người thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp; là thành viên Ban Giám đốc (Ban Tổng giám đốc) hợp tác xã theo quy định của pháp luật hợp tác xã; là người đứng đầu hoặc là người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh đơn vị kế toán ký kết giao dịch của đơn vị theo quy định”.
Với quy định trên thì đa phần giám đốc sẽ không được làm kế toán hay kiêm nhiệm vị trí kế toán trong cùng một đơn vị. Tiền của một pháp nhân sẽ được lưu giữ theo hai hình thức là tiền trong tài khoản và tiền mặt tại quỹ. Đối với người giữ tiền mặt trong doanh nghiệp sẽ không đồng thời là người quản lý của doanh nghiệp.
Giám đốc được hiểu là một thể nhân, công ty được xét là một pháp nhân, và khi hai đối tượng độc lập này có giao dịch chuyển tiền cho nhau đều sẽ được hiểu là có phát sinh một nghiệp vụ kinh tế và phải được ghi nhận đúng theo quy định, hoạt động này không thể ghi nhận là nộp hay rút tiền ngân hàng về quỹ được.
Để bạn hiểu rõ hơn, VisioEdu đưa ra các ví dụ thực tiễn sau:
Đối với những tình huống này, kế toán trong doanh nghiệp thường thực hiện bút toán mượn qua tài khoản tạm ứng (141), tài khoản phải thu/phải trả nội bộ (136/336) hoặc các tài khoản phải thu/phải trả khác (138/338). Đây được hiểu là bút toán chuyển đổi để giảm thiểu thời gian đi lại, xếp hàng, chờ đợi của quá trình rút tiền trực tiếp tại ngân hàng nhưng vẫn đáp ứng các quy định về chứng từ.
Nhưng khi ghi nhận qua hai tài khoản này thì đều đem lại những rủi ro cho doanh nghiệp, hay những yêu cầu về hồ sơ theo quy định. Đối với số dư trên tài khoản 141, 136, 336, 138, 338,.. là một trong những chỉ tiêu đánh giá rủi ro của doanh nghiệp với góc nhìn của Cơ quan Thuế, ở các loại tài khoản này Cơ quan Thuế cũng có những yêu cầu về hồ sơ tương ứng phù hợp.
Đối với doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ chuyển tiền ra vào tài khoản ngân hàng của công ty không nhiều thì hướng xử lý có vẻ đơn giản hơn, nhưng khi phát sinh nhiều những nghiệp vụ như vậy thì hồ sơ kế toán cần chuẩn bị để đi theo xử lý rất cồng kềnh.
Tài khoản ngân hàng là một căn cứ quan trọng nhằm giúp cho cơ quan Thuế khi thanh kiểm tra xử lý các lỗi trốn doanh thu hoặc loại trừ chi phí. Các quy định ban hành cũng dần hướng tới môi trường kinh doanh minh bạch hơn khi luôn đưa ra những chế tài áp buộc các trường hợp giao dịch, hay hạn mức phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Bởi vậy nên, các doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh cũng cần nắm được các chủ chương chỉ đạo, quản lý để hành xử không vi phạm trong quá trình hoạt động của mình.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của VisioEdu về chứng từ ngân hàng thời công nghệ số. Hy vọng với những chia sẻ này, kế toán sẽ có định hướng để xử lý chứng từ ngân hàng một cách chính xác và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
