Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý dòng tiền hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Kế toán công nợ chính là mảnh ghép then chốt góp phần tối ưu hóa quản lý tài chính, đảm bảo dòng tiền lưu thông thông suốt và hạn chế tối đa rủi ro nợ xấu. Vậy kế toán công nợ là gì? Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ trong doanh nghiệp có tầm quan trọng như thế nào. Cùng VisioEdu tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là hoạt động ghi nhận, theo dõi, quản lý và kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình kinh doanh. Nó bao gồm các công việc cụ thể như:
- Ghi nhận các khoản nợ: Ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản nợ phải thu và nợ phải trả vào sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật.
- Theo dõi tình trạng công nợ: Theo dõi quá trình biến động của các khoản nợ, bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
- Đôn đốc thanh toán: Thực hiện các biện pháp đôn đốc khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được vốn.
- Phân tích và đánh giá: Phân tích và đánh giá tình hình công nợ của doanh nghiệp, xác định các khoản nợ tiềm ẩn rủi ro cao, đề xuất giải pháp xử lý phù hợp.
- Lập báo cáo: Lập các báo cáo về tình hình công nợ của doanh nghiệp theo yêu cầu của ban lãnh đạo hoặc cơ quan thu
2. Kế toán công nợ cần làm gì trong doanh nghiệp
Thứ nhất: Tính toán, theo dõi các khoản công nợ theo từng đối tượng và nghiệp vụ phát sinh
- Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến công nợ để đảm bảo sự chuẩn xác của nghiệp vụ kế toán.
- Thực hiện bút toán, ghi chép, phản ánh kịp thời và chính xác các khoản phải thu, phải trả.
- Lập các chứng từ liên quan đến thủ tục thu/chi.
- Phân loại và định khoản các chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh.
- Gửi chứng từ (các phiếu thu, phiếu chi) cho bộ phận liên quan.
- Lập tờ khai hàng hóa mua vào biểu mẫu thuế GTGT.
- Lập các phiếu nộp ngân sách theo yêu cầu.
- Tính số công nợ phát sinh hàng tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ.
Thứ hai: Kiểm soát việc nhắc nợ, thu nợ
- Nhắc nợ, đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu.
- Đưa ra cảnh báo kịp thời về công nợ quá hạn, công nợ khó đòi…
- Trích lập quỹ dự phòng các khoản công nợ quá hạn.
- Lên kế hoạch thanh toán công nợ (đến hạn) để trình lên Ban lãnh đạo.
- Thực hiện thanh toán nợ phải trả đúng hạn theo ngân sách được duyệt.
Thứ ba: Lập các báo cáo thường xuyên và định kỳ về tình trạng công nợ
- Lập báo cáo công nợ, lên lịch thanh toán công nợ để báo cáo với lãnh đạo các khoản đến hạn.
- Đối chiếu, báo cáo về các khoản nợ chưa thu được và kiến nghị về cách xử lý với các khoản nợ khó đòi.
- Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch thanh toán, chính sách thanh toán các khoản công nợ, chính sách thu nợ, hạn mức tín dụng với từng nhóm khách hàng hoặc khách hàng…
- Lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo…liên quan đến kế toán công nợ.
- Khai báo thuế, quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Thứ tư: Thực hiện các thủ tục kiểm soát
- Giám sát và theo dõi những khoản tạm ứng trong doanh nghiệp.
- Quản lý và kiểm tra nội dung hợp đồng, điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng, chính sách ưu đãi, phương án xử lý vấn đề phát sinh…
- Kiểm soát và cung cấp các thông tin quan trọng của khách hàng và nhà cung cấp vào bảng theo dõi hợp đồng kinh tế, thiết lập mã quản lý cho từng đối tượng.
- Cùng thủ quỹ đối chiếu về tồn quỹ cuối ngày và tiền mặt.
- Định kỳ làm Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi
3. Nghiệp vụ kế toán công nợ
– Ghi nhận bán hàng: Khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, họ phải ghi nhận doanh thu tương ứng và tạo ra các hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.
– Gửi hóa đơn: Sau khi đã thực hiện giao dịch, doanh nghiệp sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.
– Theo dõi công nợ khách hàng: Doanh nghiệp phải theo dõi số tiền mà khách hàng đang thiếu trên hóa đơn và xác minh rằng các khoản tiền này được thanh toán vào thời điểm sau này
– Quản lý công nợ nhà cung cấp: Đối với việc mua sắm nguyên liệu hoặc sản phẩm từ nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ có các khoản tiền phải trả. Việc quản lý công nợ nhà cung cấp bao gồm việc kiểm tra và thanh toán các khoản tiền này đúng thời hạn.
– Ghi nhận các khoản phải thu và phải trả: Các khoản công nợ từ khách hàng và nhà cung cấp sẽ được ghi vào sổ cái tương ứng, ví dụ như sổ cái công nợ khách hàng và sổ cái công nợ nhà cung cấp.
– Kiểm soát công nợ: Doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số liệu trong sổ sách với các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
– Xử lý thanh toán: Khi khách hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán các khoản công nợ, doanh nghiệp phải ghi nhận việc này trong hệ thống kế toán của mình.
– Báo cáo tài chính: Cuối kỳ, doanh nghiệp phải tạo ra báo cáo tài chính có liên quan đến công nợ để hiển thị số tiền mà họ đang thu hoặc phải trả cho khách hàng và nhà cung cấp.
4. Những kỹ năng cần có khi làm kế toán công nợ
Kế toán công nợ là vị trí “khó nhằn” bởi tính đặc thù của nó dễ gây mâu thuẫn với khách hàng và chủ nợ nếu không thực sự khéo léo. Do đó, để làm tốt công việc này, bạn sẽ cần:
– Có khả năng suy luận và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý công nợ.
– Có khả năng giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ.
– Nắm vững các nghiệp vụ kế toán liên quan đến công việc mình đảm nhận. Đồng thời phải biết cách sử dụng phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ.
– Bên cạnh đó, kế toán công nợ cần trang bị kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành các công việc trong kế hoạch và hiệu quả.
– Không những thế, vì thường xuyên phải làm việc với chủ nợ và khách hàng, người làm kế toán công nợ cũng cần có kỹ năng thương thuyết, kiểm soát cảm xúc vì đặc thù nội dung giao tiếp dễ gây cảm xúc tiêu cực.
Trên đây là tất tần tật thông tin về Kế toán công nợ mà VisioEdu cung cấp đến các bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với nhiều người đang theo đuổi sự nghiệp kế toán nội bộ.
Có thể bạn quan tâm: Khóa học Ôn thi CPA/APC hiệu quả