Hóa đơn điều chỉnh giảm là biện pháp quan trọng để kế toán khắc phục các sai sót trong quá trình xuất hóa đơn của mình. Trong nhiều tình huống thực tế, kế toán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho một hay một số hóa đơn đã lập trước đó. Vì vậy hôm nay VisioEdu sẽ hướng dẫn bạn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78
1. Các trường hợp phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là quy trình điều chỉnh giảm giá trị hoặc thông tin trên một hóa đơn đã lập trước đó. Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ xảy ra trong các trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (viết cao hơn thực tế, thỏa thuận) => đã được xử lý theo hình thức lập hóa đơn điều chỉnh cho số lượng, giá trị hàng hóa bị trả lại.
Trường hợp 2: Hàng bán bị trả lại => Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho số lượng, giá trị hàng hóa bị trả lại
Trường hợp 3: Giảm giá hàng bán => Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá của hàng được giảm giá.
Trường hợp 4: Các trường hợp khác như:
+) Chiết khấu thương mại: Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng sau khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh giảm giá thương mại.
+) Điều chỉnh doanh thu trong xây dựng hoặc lắp đặt: Khi giá trị quyết toán cuối cùng của một công trình xây dựng hoặc lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số tiền được thu từ khách hàng.
+) Thay đổi điều khoản hợp đồng: Nếu hợp đồng giữa bạn và khách hàng thay đổi, và điều này ảnh hưởng đến giá trị hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để cập nhật thông tin theo thỏa thuận mới trong hợp đồng.
+) Thay đổi thuế suất: Nếu thuế suất thay đổi sau khi bạn đã lập hóa đơn gốc, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số tiền thuế cần trả.
+) Chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hoặc ngược lại: Trong trường hợp chuyển đổi định dạng hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật thông tin theo định dạng mới.
2. Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “Hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm
3. Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử mà bạn sử dụng và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Bước 2: Chọn tùy chọn xuất hóa đơn điều chỉnh: Trong hệ thống hóa đơn điện tử, bạn sẽ thấy tùy chọn để xuất hóa đơn điều chỉnh. Thường thì nó sẽ được hiển thị là “Xuất hóa đơn điều chỉnh” hoặc tương tự.
Bước 3: Chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh: Bạn cần chọn hóa đơn gốc mà bạn muốn điều chỉnh. Hệ thống thường cho phép bạn tìm kiếm hóa đơn dựa trên số hóa đơn hoặc các thông tin liên quan.
Bước 4: Ghi rõ lý do điều chỉnh: Theo quy định của thông tư 78, bạn cần ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh. Ví dụ: “Điều chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg”. Điều này cần phải được điền vào mục “Lý do điều chỉnh” trên hóa đơn điều chỉnh.
Bước 5: Chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điều chỉnh: Sau khi chọn lý do điều chỉnh, bạn cần chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điều chỉnh để phản ánh sự điều chỉnh giảm. Bạn chỉ cần sửa các thông tin bị sai hoặc cần điều chỉnh (ví dụ: giá trị sản phẩm, số lượng, thuế GTGT).
Bước 6: Ký số và lưu hóa đơn điều chỉnh: Sau khi điều chỉnh hóa đơn, bạn cần ký số hóa đơn điều chỉnh theo quy định và lưu hóa đơn này trong hệ thống.
Bước 7: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua hoặc cơ quan thuế: Tùy thuộc vào quy định của khu vực và tình huống cụ thể, bạn cần gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua hoặc cơ quan thuế. Điều này có thể được thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống hoặc qua email.
Bước 8: Lập biên bản điều chỉnh (nếu cần): Nếu phần mềm hóa đơn điện tử không hỗ trợ tính năng lập biên bản điều chỉnh, bạn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu (nếu cần).
Bước 9: Kiểm tra và báo cáo với cơ quan thuế (nếu cần): Tuỳ thuộc vào quy định của khu vực, bạn có thể cần báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.
Bước 10: Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải được bảo quản theo quy định của pháp luật. Bạn cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh trong một thời gian nhất định để phục vụ cho mục đích kiểm tra và kiểm toán sau này.
>>> Xem thêm: Rủi ro xuất hóa đơn điều chỉnh và giải pháp hạn chế
4. Một số lưu ý về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét để đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế:
- Lý do điều chỉnh rõ ràng: Lý do điều chỉnh phải được ghi rõ trên hóa đơn điều chỉnh. Điều này giúp cơ quan thuế hoặc kiểm toán dễ dàng kiểm tra và xác minh hóa đơn.
- Sửa chữa đúng thông tin sai sót: Khi chỉnh sửa hóa đơn, chỉ sửa các thông tin bị sai sót hoặc cần điều chỉnh. Không cần phải sửa toàn bộ hóa đơn, chỉ những phần liên quan đến lý do điều chỉnh.
- Tuân theo quy định về thuế: Nếu điều chỉnh liên quan đến thuế (ví dụ: giảm thuế GTGT), bạn cần tuân theo các quy định về thuế của quốc gia hoặc khu vực của bạn. Điều này bao gồm tính toán lại số tiền thuế phải trả và ghi rõ trên hóa đơn điều chỉnh.
- Kiểm tra với chuyên gia kế toán: Nếu bạn không chắc chắn về quy trình điều chỉnh giảm hóa đơn hoặc cách tính toán thuế, hãy tham khảo ý kiến của một chuyên gia kế toán hoặc luật pháp. Việc này có thể giúp bạn tránh sai sót và vi phạm quy định.
- Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải được bảo quản một cách an toàn và theo quy định của pháp luật. Bạn cần lưu trữ hóa đơn này trong một thời gian nhất định để phục vụ cho mục đích kiểm tra và kiểm toán sau này.
- Báo cáo với cơ quan thuế (nếu cần): Tùy thuộc vào quy định của khu vực, bạn có thể cần báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh. Điều này đặc biệt quan trọng nếu điều chỉnh liên quan đến thuế.
- Xem xét thường xuyên: Xem xét và kiểm tra các quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thường xuyên để đảm bảo bạn luôn tuân thủ các quy tắc mới nhất và tránh vi phạm.
- Hợp lý hóa quy trình nội bộ: Đảm bảo rằng quy trình nội bộ của bạn cho việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là hợp lý và dễ dàng thực hiện để tránh sai sót.
- Hợp pháp và minh bạch: Luôn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và đảm bảo tính minh bạch trong tất cả các giao dịch.
- Số lượng hóa đơn điều chỉnh hợp lý: Hãy sử dụng quyền xuất hóa đơn điều chỉnh giảm một cách hợp lý và không lạm dụng để tránh vi phạm quy định.
Trên đây là hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Hi vọng với những thông tin bổ ích này kế toán sẽ dễ dàng hoàn thành các bước xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo 78/2021/TT-BTC
Có thể bạn cũng quan tâm:
>>> Khóa học Hành nghề Thuế chuyên sâu – Giải mãi mọi bí ẩn về thuế
