Khi quản lý tài chính doanh nghiệp, việc lưu trữ chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn không biết chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm. Vì vậy, trong bài viết hôm nay hãy cùng VisioEdu tìm hiểu ngay: Chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm là đủ?

1. Các loại chứng từ và tài liệu kế toán cần lưu trữ theo quy định

Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

– Chứng từ kế toán.

– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

– Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

+) Các loại hợp đồng;

+) Báo cáo kế toán quản trị;

+) Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;

+) Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

+) Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

+) Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

+) Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;

+) Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

+) Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

2. Chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm?

Theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được chia thành các mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất và nội dung của từng loại chứng từ:

2.1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

(1) Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

(2) Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(3) Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2.2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

(4) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(5) Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

(6) Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

(7) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

(8) Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

(9) Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2.3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

(10) Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

(11) Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

3. Mức phạt đối với hành vi không lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định mới nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, việc lưu trữ chứng từ kế toán không đúng quy định có thể dẫn đến những mức phạt hành chính cụ thể như sau:

Phạt cảnh cáo đối với các hành vi:

• Không thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng thời gian quy định.
• Không thực hiện phân loại, sắp xếp các tài liệu kế toán trước khi đưa vào lưu trữ.

Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng áp dụng cho các hành vi:

• Chứng từ kế toán lưu trữ không đầy đủ, thiếu sót.
• Làm mất mát, hư hỏng các chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ.
• Tự ý sử dụng các chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ không đúng quy định.
• Không thực hiện việc kiểm kê, phân loại và phục hồi các tài liệu chứng từ bị mất.

Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng dành cho các hành vi nghiêm trọng hơn:

• Hủy bỏ tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Tiêu hủy chứng từ kế toán không đúng quy định, chẳng hạn như không thành lập hội đồng tiêu hủy, tiêu hủy sai phương pháp, hoặc không lập biên bản tiêu hủy.

Trên đây là toàn bộ kiến thức tổng hợp xoay quanh vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán và các mức xử phạt liên quan theo quy định mới nhất. Hy vọng bài viết này đã trả lời được cho câu hỏi: chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm để nhắc nhở doanh nghiệp lưu tâm và thực hiện đúng quy định chung.

VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:

Khóa học: Ôn thi đại lý thuế

Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính

Khóa học: Thuế chuyên sâu

Khóa học: Ôn thi CPA

Khóa học: Pháp luật về hợp đồng

Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9