Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh không chỉ liên quan đến thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây, VisioEdu sẽ hướng dẫn chi tiết 2 bước quan trọng kế toán cần đặc biệt lưu ý để thực hiện thủ tục này theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh, kế toán cần thực hiện đúng, đủ các bước sau đây:
1. Tiến hành thủ tục tại Cơ quan Thuế
Để chuyển địa chỉ doanh nghiệp sang tỉnh khác, việc đầu tiên kế toán cần thực hiện là làm thủ tục thông báo tới Cơ quan Thuế.
1.1 Tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi
Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu, bao gồm:
- Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác tỉnh
- Quyết định về việc chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác
- Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế
- Tờ khai điều chỉnh bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08–MST
- Giấy ĐKKD
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ (nếu có)
1.2 Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến
Doanh nghiệp cần nộp:
- Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo Mẫu 09 – MST
- Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến
- Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.
2. Thay đổi địa chỉ công ty trên Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi đã có mẫu 09 xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh.
2.1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy ủy quyền (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ);
- Bản sao công chứng CCCD/CMND của người được ủy quyền nộp hồ sơ;
- Quyết định thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên và doanh nghiệp tư nhân;
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH từ 2 thành viên và công ty hợp danh;
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
2.2. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh
– Nộp hồ sơ: Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ mà VisioEdu nêu trên, kế toán cần nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (chọn Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính). Hồ sơ này sẽ được xem xét và xử lý bởi cơ quan này trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
– Cấp giấy phép mới: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của Doanh nghiệp để đảm bảo tất cả các tài liệu đều đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan sẽ chấp thuận Hồ sơ hợp lệ đồng thời cấp một giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
– Thông báo và công bố thông tin: Sau khi cấp giấy phép kinh doanh mới, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Phân biệt địa điểm kinh doanh và văn phòng đại diện
3. Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
– Đối với thủ tục quyết toán thuế: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu hồ sơ không có sai sót, doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế thì cơ quan thuế sẽ phát hành mẫu 09 – MST.
Tuy nhiên, thực tế thời gian thường kéo dài khá lâu phụ thuộc vào tình trạng quyết toán sổ sách, hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp chưa hoàn thiện nghĩa vụ thuế, chưa quyết toán được hóa đơn, chứng từ, thời gian có thể kéo dài vài tháng.
– Đối với thủ tục thông báo thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh: thời gian thường từ 3-5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.
4. Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
4.1. Điều kiện để doanh nghiệp được phép thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Để được thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, doanh nghiệp phải không thuộc các trường hợp pháp luật cấm chuyển đổi nơi hoạt động gồm:
- Có thông báo/quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Đang trong quá trình giải thể (đã có Quyết định giải thể của công ty);
- Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra,…
- Đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký”.
4.2. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh kế toán cần làm
Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục báo tăng/giảm người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội:
- Tại tỉnh cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
- Tại tỉnh mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.
5. Mức xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:
- Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
- Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
- Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận từ phía kế toán. Việc nắm rõ các bước thủ tục, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn. Hãy ghi nhớ các lưu ý trên để hoàn thành thủ tục một cách tốt nhất.
VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:
Khóa học: Ôn thi đại lý thuế
Khóa học: Hành nghề Thuế chuyên sâu
Khóa học: Ôn thi CPA
Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 20%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9