Các trường hợp và thủ tục hủy hóa đơn điện tử là nội dung được nhiều kế toán đặc biệt quan tâm bởi trong quá trình sử dụng, việc sai sót khi lập và gửi hoá đơn là khó tránh khỏi. Hóa đơn điện tử sẽ phải hủy do lập sai hoặc đơn vị ngừng hoạt động. Bên cạnh đó, không phải doanh nghiệp và kế toán nào cũng nắm rõ quy định của pháp luật về vấn đề này, nhất là trong giai đoạn chuyển bước từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như hiện nay.
Bài viết dưới đây, VisioEdu sẽ cung cấp thông tin về các trường hợp cũng như thủ tục quan trọng để giúp kế toán doanh nghiệp hiểu rõ về việc tiêu hủy hóa đơn điện tử.
1. Định nghĩa về hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn
Để thực hiện thủ tục hủy hoặc tiêu hóa hóa đơn cần phải hiểu rõ thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy.
- Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
- Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:
“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
- a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”.
Từ quy định như trên có thể thấy hủy và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau về bản chất, đó là:
– Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
– Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
2. Các trường hợp phải hủy/tiêu hủy hóa đơn điện tử?
2.1. Trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử?
Trường hợp 1: Khi người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
Trường hợp 2: Khi người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.
Như vậy, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn).
2.2. Trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn điện tử?
Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp cụ thể được VisioEdu liệt kê dưới đây:
(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
(2) Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý:
– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được VisioEdu khái quát thành quy trình cụ thể dưới đây.
– Quy trình hủy hóa đơn điện tử:
Người bán phát hiện hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
-> Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123.
-> Lập hóa đơn điện tử mới.
-> Ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới.
-> Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
4. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn
4.1. Những việc phải thực hiện
Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được VisioEdu cập nhật cụ thể dưới đây:
– Phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
– Phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ hộ, cá nhân kinh doanh.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
4.2. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn
Để tiêu hủy hóa đơn thì kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ mà VisioEdu liệt kê dưới đây:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Như vậy, VisioEdu đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để thực hiện hủy/tiêu hủy hóa đơn điện tử sai sót theo đúng quy định của pháp luật. Hy vọng, chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu đúng để thực hiện tốt công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm
>>> Hóa đơn điện tử ghi hàng hóa, dịch vụ hay ngành nghề kinh doanh?
