Phạt vi phạm hợp đồng là 1 điều khoản tồn tại trong hầu hết các loại hợp đồng kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, tuy không mong muốn nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp vi phạm hợp đồng xảy ra. Ở hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, không có bộ phận pháp chế thì kế toán chính là người soạn thảo hợp đồng và xử lý vi phạm cũng như lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng. Vậy kế toán cần lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng theo mẫu nào để đúng pháp lý? Hãy cùng VisioEdu tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Vi phạm hợp đồng là gì?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 12, Điều 3, Luật Thương mại 2005: Vi phạm hợp đồng là hành vi của một bên đã không thực hiện hoặc thực hiện không đúng và đầy đủ nghĩa vụ theo đúng thỏa thuận giữa các bên hoặc theo quy định tại Luật này.
2. Biên bản phạt vi phạm hợp đồng xảy ra khi nào?
Biên bản phạt vi phạm hợp đồng là văn bản được xác lập khi xảy ra vi phạm hợp đồng và việc phạt vi phạm hợp đồng đã được thỏa thuận rõ trong hợp đồng. Biên bản phạt vi phạm hợp đồng làm rõ các hành vi vi phạm hợp đồng và nghĩa vụ bồi thường, bù đắp tổn thất khi một trong hai bên có lỗi hoặc không thực hiện hợp đồng gây thiệt hại cho bên còn lại. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp các bên đều có quyền phạt vi phạm hợp đồng.
Bởi, theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, theo đó bên vi phạm có nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Đồng thời, các bên có thể thỏa thuận về việc bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm mà không phải bồi thường thiệt hại hoặc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại.
Trường hợp các bên có thỏa thuận về phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.
3. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng
Sau đây là mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng chuẩn pháp lý nhất mà người dùng có thể tham khảo:
>>> Có thể bạn cũng quan tâm: Mức phạt vi phạm hợp đồng mới nhất
4. Hướng dẫn lập Biên bản phạt vi phạm hợp đồng
Để lập Biên bản phạt vi phạm hợp đồng, kế toán cần chia nội dung thành 3 phần rõ ràng gồm: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết. Với mỗi phần, kế toán nên lưu ý các điều sau:
4.1. Phần mở đầu
Ở phần này, kế toán nên lưu ý các vấn đề sau:
– Ghi rõ các thông tin của các bên tham gia, bao gồm: địa điểm, thời gian lập biên bản,
– Nêu rõ căn cứ phạt vi phạm hợp đồng. Những văn bản được sử dụng làm căn cứ phải được ghi rõ tên, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, thời gian ban hành và nội dung được trích yếu làm căn cứ.
4.2. Phần nội dung
Ở phần này, kế toán nên lưu ý các vấn đề sau:
– Ghi rõ thông tin cần thiết của các bên tham gia và những người khác có liên quan (nếu có). Những thông tin cần ghi bao gồm: Họ tên, ngày sinh, CCCD, địa chỉ (bao gồm: địa chỉ thường trú và địa chỉ liên hệ), họ tên và chức vụ của người đại diện nếu là tổ chức, số điện thoại, email và các phương thức liên hệ khác.
– Nêu rõ hành vi vi phạm của bên vi phạm, hành vi vi phạm đã vi phạm nội dung nào của hợp đồng đã ký kết. Ví dụ: Ngày 18/5/2023, bên A đã thực hiện việc giao hàng đến cho bên B. Tuy nhiên, hàng mà bên A giao tới chưa đủ số lượng đã được thỏa thuận tại Điều 5 Hợp đồng mua bán hàng hóa.
– Ghi rõ mức phạt đối với hành vi vi phạm hợp đồng và mức bồi thường cụ thể (nếu có yêu cầu bồi thường).
4.3. Phần kết
Ở phần này, kế toán nên lưu ý các vấn đề sau:
– Nêu rõ về việc xác nhận những nội dung của biên bản và điều khoản cam kết thực hiện.
– Số bản biên bản được lập và những bên được giữ biên bản.
– Chứ ký/ điểm chỉ của các bên tham gia biên bản.
5. Lưu ý mức phạt vi phạm hợp đồng
Khi áp dụng phạt vi phạm hợp đồng, bên cạnh việc xác định xem vi phạm có thuộc trường hợp được áp dụng phạt vi phạm hay không, thì các bên tham gia còn cần lưu ý về mức phạt vi phạm hợp đồng áp dụng cụ thể cho từng loại hợp đồng.
Với mỗi loại hợp đồng khác nhau, mức phạt vi phạm hợp đồng cũng được quy định khác nhau. Cụ thể:
Đối với hợp đồng dân sự: Quyết định về mức phạt vi phạm hợp đồng hoàn toàn dựa vào thỏa thuận giữa các bên, trừ các trường hợp có quy định khác trong Luật liên quan.
Đối với hợp đồng thương mại: Theo Điều 301 của Luật Thương mại, thì mức phạt tối đa được giới hạn là không vượt quá 8% giá trị của phần nghĩa vụ trong hợp đồng bị vi phạm. Tuy nhiên, trong trường hợp vi phạm do cấp chứng thư giám định sai lầm vô ý, mức phạt có thể theo thỏa thuận, nhưng không quá 10 lần thù lao dịch vụ giám định.
Đối với hợp đồng xây: Mức phạt hợp đồng xây dựng sử dụng vốn đầu tư công, vốn Nhà nước ngoài đầu tư công tối đa là 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm.
Trên đây là mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng, giúp các bên tham gia hợp đồng có thể sử dụng để thực hiện các biện pháp cần thiết khi xảy ra vi phạm và giúp giải quyết xung đột một cách hiệu quả giúp đảm bảo sự công bằng trong thời gian hợp đồng diễn ra. Việc hiểu và tuân thủ quy định về biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một phần quan trọng của việc thực hiện và quản lý các hợp đồng trong môi trường kinh doanh và pháp lý.
Để giúp kế toán vững vàng pháp lý, tự tin xử lý mọi vướng mắc về hợp đồng giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro đền bù hợp đồng, hãy tham khảo ngay khóa học Pháp Luật Hợp Đồng tại VisioEdu.
>>> Tìm hiểu và đăng ký nhận tư vấn về khóa học TẠI ĐÂY!
