Khi đoàn thanh tra đến kiểm tra và rà soát tình hình tài chính, quyết toán, kê khai Thuế, đó là một thử thách không nhỏ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, dưới đây là một số kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế giúp bạn xử lý suôn sẻ và hiệu quả các tình huống khi gặp phải trường hợp này.
1. Thống nhất quan điểm cho công tác tiếp đoàn thanh tra Thuế
Thông thường trước khi tới kiểm tra, đoàn thanh tra sẽ thông báo trước cho doanh nghiệp, điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị công tác tiếp đón tốt hơn.
Khi đón đoàn thanh tra Thuế, doanh nghiệp hãy chuẩn bị một ít hoa quả, bánh kẹo, nước đóng chai 350 – 500 ml. Các đồ tiếp đón nên chọn đồ ngon, lịch sự.
Sau bước này, thì người phụ trách tiếp đón nên mời đoàn thanh tra Thuế đến phòng kế toán để làm việc. Lúc này kế toán sẽ đưa ra các giấy tờ, sổ sách, các chứng từ, hóa đơn… đã được phân chia rõ ràng về thời gian và sắp xếp khoa học. Sau đó là quá trình các thanh tra Thuế kiểm tra, rà soát các số liệu, trong thời gian này thì mình sẽ trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của đoàn thành tra.
Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế là nên để các kế toán có trình độ và năng lực cao chịu trách nhiệm về việc quyết toán toán và quá trình giải trình các vấn đề liên quan tới kế toán và thuế của doanh nghiệp.
2. Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế trong suốt quá trình làm việc
2.1 Những lưu ý quan trọng trong quá trình làm việc với đoàn thanh tra Thuế
Trong quá trình đoàn thanh tra Thuế tới và làm việc, các kế toán viên chịu trách nhiệm tiếp đón và làm việc cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:
– Luôn tạo không khí thoải mái, thân thiện, cởi mở và hợp tác để tránh gây căng thẳng và áp lực cho cả 2 bên trong suốt quá trình làm việc.
– Nếu vấn đề chưa chắc chắn thì xem lại rồi mới giải trình sau để không làm sai lệch vấn đề. Những cái chưa có hoặc chưa chắc chắn thì tìm và bổ sung thêm.
– Các hồ sơ, chứng từ bị thiếu nếu chưa tìm kỹ thì xin kiểm tra lại rồi bổ sung sau, không nói không có ngay.
– Tránh trường hợp lúc nào cũng đưa Luật, Thông tư, Nghị định ra để làm việc. Dựa trên Luật, Thông tư, Nghị định nhưng cách đưa vào phải khéo léo, nhẹ nhàng tránh việc gây ức chế cho đoàn thanh tra thuế.
– Nên tập trung vào những vấn đề mấu chốt quan trọng, đừng để ý quá nhiều vào tình tiết nhỏ mà quên mất các lỗi sai nghiêm trọng của công ty.
– Hãy làm việc theo tinh thần hợp tác, lắng nghe và tiếp thu ý kiến. Vấn đề không đúng thì nên góp ý lại chứ đừng cố tỏ ra nguy hiểm hay tỏ ra mình giỏi hơn cán bộ Thuế.
– Trong quá trình làm việc, tránh tám chuyện linh tinh với cán bộ Thuế để không vô tình đánh mất thông tin của công ty.
– Trong suốt quá trình làm việc hãy chuẩn bị nhân sự đầy đủ để giải trình. Vì thường giám đốc sẽ không nắm rõ, hay nắm hết được các công việc mà kế toán đang làm để tránh vô tình nói ra những điều không nên nói.
2.2. Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế về chuyên môn và giấy tờ
Để thuận lợi cho quá trình thanh tra, doanh nghiệp cần phải tiến hành chuẩn bị kỹ càng các thủ tục, giấy tờ như sau:
* Giấy tờ chứng từ gốc
Kế toán cần tổng hợp và sắp xếp lại các chứng từ gốc theo tháng, sau đó sắp xếp các chứng từ này theo thứ tự trong danh sách bảng kê thuế đầu vào và đầu ra. Sau khi đã sắp xếp đâu vào đấy rồi thì kế toán cần phải làm báo cáo và gửi cho cơ quan thế. Chứng từ gốc gồm hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra được sắp xếp và kẹp cùng với tờ khai của thuế giá trị gia tăng.Trong các nhóm giấy tờ chứng từ cần chuẩn bị cần phải kèm theo các yếu tố sau:
+) Đối với hóa đơn xuất hàng thì cần kẹp cùng với tờ phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng thanh lý hàng hóa/sản phẩm (nếu có).
+) Đối với hóa đơn mua hàng thì cần phải kẹp cùng với phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, phiếu nhập kho, hợp đồng thanh lý sản phẩm/hàng hóa (nếu có).
+) Trường hợp mua/bán chịu thì kế toán cần phải kẹp các phiếu hạch toán, xuất/nhập kho, hợp đồng mua bán (nếu có). Đối với các chứng từ thì cần phải phân riêng chứng từ của tháng nào ra tháng ấy, kẹp riêng và có bìa rõ ràng lịch sự. Tất cả những giấy tờ kế toán này đều cần phải có chữ ký của người có thẩm quyền (theo chức danh).
* Sắp xếp báo cáo kế toán
Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế nữa mà chúng tôi muốn nhắc với doanh nghiệp đó là nên lưu trữ lại tất cả các giấy tờ, báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế từ trước. Các báo cáo của từng năm sẽ được kẹp vào cùng với chứng từ của năm tương ứng với báo cáo kế toán đó đã được gửi lên cơ quan Thuế.
* Chuẩn bị nhật ký chung
Bộ phận kế toán sẽ phải chuẩn bị các sổ sách dưới dạng nhật ký chung, gồm các loại sổ sách như: Sổ bán hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiền, sổ thu tiền, sổ công nợ. Cùng với các sổ sách này thì cần một số yếu tố khác nữa đó là: Biên bản xác nhận công nợ (mỗi cuối năm nếu có), sổ cái, sổ thống kê và quản lý các tài sản cố định, sổ khấu hao (tài sản cố định, công cụ, dụng cụ).
Ngoài ra, bộ phận kế toán cần phải chuẩn bị đầy đủ các hợp đồng kinh tế, các hồ sơ về mặt pháp lý và nhiều giấy tờ khác mà bộ phận kế toán quản lý.
Trên đây là những kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế được chúng tôi đúc rút từ thực tiễn. Hi vọng với những kinh nghiệm này, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tiếp đón đoàn thanh tra, kiểm tra suôn sẻ.
Và để giảm thiểu rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp. Bạn đừng bỏ lỡ: Khóa học Hành nghề thuế chuyên sâu tại VisioEdu.
Để được tư vấn sâu hơn về khóa học, hãy liên hệ ngay hotline: 0973.551.661 để được hỗ trợ.
Xem thêm: Tạm ngừng kinh doanh có bị thanh tra thuế không?