Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn đầu ra là một bước quan trọng để ghi nhận doanh thu và tính thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, không phải lúc nào hóa đơn cũng được lập chính xác. Vậy nếu hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế nhưng phát hiện có sai sót, liệu doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn này không? Đây là câu hỏi mà nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp quan tâm, hãy cùng VisioEdu tìm hiểu ngay hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế có được không?

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, thể hiện việc bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng. Đây là loại hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành để ghi nhận doanh thu, cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ đã bán, số lượng, đơn giá, và tổng giá trị thanh toán. Hóa đơn đầu ra không chỉ phục vụ việc hạch toán kế toán mà còn là cơ sở để xác định thuế giá trị gia tăng (VAT) phải nộp. Quy trình lập và xuất hóa đơn đầu ra cần tuân thủ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch kinh doanh.

2. Lý do vì sao nên hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn là một nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán cần phải nắm vững để sẵn sàng xử lý khi gặp phải các trường hợp sai sót. Tuy nhiên, lý do hủy hóa đơn không chỉ giới hạn ở các lỗi về thông tin như sai sót về tên khách hàng, số lượng hoặc giá trị hàng hóa. Có nhiều nguyên nhân khác có thể dẫn đến việc hủy hóa đơn, chẳng hạn như thay đổi trong giao dịch mua bán, lập hóa đơn trùng, hoặc hóa đơn không đúng thời điểm. Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy, việc hủy hóa đơn đúng cách giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế và tài chính.

Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định rõ về lý do hủy hóa đơn cụ thể như sau:

• Các hóa đơn đặt in khi bị in sai, in trùng hoặc in thừa đều phải hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân có hóa đơn nếu không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Theo đó, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất sẽ là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì các đơn vị kinh doanh phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Ngoài ra, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì lý do hủy hóa đơn còn có thể là do hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định nào khác sẽ phải tiêu hủy.

Lưu ý rằng, các hóa đơn dù có lý do hủy hóa đơn nhưng nếu thuộc một số trường hợp đặc biệt dưới đây thì người dùng cần phải hết sức lưu ý, không được tự ý hủy hóa đơn:

• Các hóa đơn là vật chứng của các vụ án thì tuyệt đối không hủy, phải tiến hành xử lý theo pháp luật, kể cả nó có nằm trong trường hợp quy định đơn phải hủy.
• Các hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai chứ không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
• Các hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.

3. Có được hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế?

Điều 7 của văn bản quy định về xử lý hóa đơn theo hướng dẫn của Thông tư số 78/2021/TT-BTC từ Bộ Tài chính có các điều sau đây:

– Trong trường hợp phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập, người bán phải cấp lại mã của cơ quan thuế. Nếu cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán có quyền sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế bất kỳ thời gian nào nhưng không chậm quá ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng mà hóa đơn điện tử được điều chỉnh phát sinh.

– Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ thực hiện các lần xử lý tiếp theo theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Trong thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Thông báo này cần sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và cần ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, bao gồm thông tin số và ngày thông báo.

– Trong trường hợp theo quy định, nếu hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, người bán sẽ thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế.

4. Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào.

Đối với hoá đơn điện tử sau khi hai bên kê khai thuế GTGT mới phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hóa đã mua thì thực hiện xử lý như sau:

• Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thỏa thuận điện tử hoặc giấy; xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.
• Trường hợp bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất hoá đơn trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.
• Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn thì bên bán phải huỷ hoá đơn theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Hoá đơn điện tử đã huỷ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu.

Trên đây là giải đáp những thắc mắc về trường hợp hủy hóa đơn đâu ra đã kê khai thuế. Doanh nghiệp cần nắm vững những trường hợp hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế GTGT để có thể áp dụng cho doanh nghiệp khi cần trong trường hợp khi có sai sót.

VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:

Khóa học: Ôn thi đại lý thuế

Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính

Khóa học: Thuế chuyên sâu

Khóa học: Ôn thi CPA

Khóa học: Pháp luật về hợp đồng

Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9