Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn thay thế để chỉnh sửa. Tuy nhiên, một câu hỏi thường gặp là liệu việc phát hành hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế hay không. Hãy cùng VisioEdu tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì
Mẫu 04/SS-HĐĐT có tên đầy đủ là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Giúp Cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.
Quy định về lập và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT được quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Để nắm rõ các trường hợp cần nộp mẫu này khi điều chỉnh hóa đơn sai sót, cùng VisioEdu phân tích chi tiết quy định ở phần tiếp theo nhé.
2. Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế không?
Căn cứ theo hướng dẫn Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 về hóa đơn điện tử như sau:
Về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính;
Căn cứ các quy định trên, tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 và Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế đã quy định các thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng, theo đó:
…
– Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Thông qua hướng dẫn Công văn trên, đối với hóa đơn thay thế được lập trong trường hợp sau đây thì doanh nghiệp không phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót như mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Trong trường hợp này người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế mới. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
*Nếu có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận về sai sót hóa đơn trước thì việc lập hóa đơn thay thế mới được thực hiện sau khi người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Mặt khác, đối với các trường hợp lập hóa đơn thay thế dưới đây sẽ phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế bao gồm
– Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
– Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP; Nghị định 04/2014/NĐ-CP; và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót.
3. Khi nào kế toán cần nộp mẫu 04/ss thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan Thuế
Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng để giúp cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.
Nhưng khi nhắc đến vấn đề: Khi nào kế toán cần nộp Mẫu 04/SS lại luôn là chủ đề gây tranh cãi trên các diễn đàn kế toán. Bởi theo quy định tại Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ thì:
– Có một trường duy nhất phải nộp mẫu 04/SS đó là:
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai MST và các nội dung khác không sai sót.
– Các trường hợp khác không phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bao gồm:
+) Trường hợp có sai sót về MST, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Nếu người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thì không cần nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan Thuế
+) Nếu trường hợp có sai sót về MST, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng mà lập hóa đơn thay thế thì người bán cũng không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan Thuế
Còn theo quy định của Thông tư 78 thì cả 3 trường hợp sau đều phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
+) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai MST và các nội dung khác.
+) Trường hợp có sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh
+) Trường hợp có sai sót và xuất hóa đơn
Vậy, trong trường hợp, xuất hóa đơn điều chỉnh cần nộp mẫu 04/SS hay không? Để làm rõ được vấn đề này, kế toán cần tìm hiểu và áp dụng thêm một văn khác tại Điều 156 Luật Ban hành VBQPPL. Trường hợp một vấn đề mà có nhiều văn bản pháp lý quy định thì sẽ áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn. Như vậy, khi xuất hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, người nộp thuế cần tuân thủ theo Nghị ĐỊnh 123 không cần nộp mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của VisioEdu về Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế không mà kế toán cần biết. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp kế toán nắm vững quy định luật thuế về điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn sai sót. Từ đó tự tin vượt qua kỳ quyết toán thuế cuối năm dễ dàng hơn.
VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:
Khóa học: Ôn thi đại lý thuế
Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính
Khóa học: Thuế chuyên sâu
Khóa học: Ôn thi CPA
Khóa học: Pháp luật về hợp đồng
Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9
