Hóa đơn điện tử đã được áp dụng bắt buộc trong doanh nghiệp khá lâu, nhưng nhiều kế toán vẫn loay hoay chưa thể giải đáp hết các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn điện tử.

VisioEdu có nhận được khá nhiều câu hỏi về chủ đề này, và câu hỏi được gửi tới nhiều nhất là thắc mắc “liệu Hóa đơn điện tử có thể xuất lùi ngày được không?”. Trước đây, kế toán hoàn toàn có thể ghi ngày xuất hóa đơn tùy chỉnh với hóa đơn giấy, nhưng liệu với hóa đơn điện tử, chúng ta có thể làm điều đó được hay không?

Cùng VisioEdu tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử và vấn đề xuất lùi ngày khi sử dụng hóa đơn điện tử có được hay không ở bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử trong tiếng anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice. 

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 quy định: 

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế (MST) khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Như vậy, hóa đơn điện tử là hình thức của hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử. Loại hóa đơn này đã được sử dụng từ khá lâu ở các nước phát triển.

>>> Có thể bạn cũng quan tâm: 5 bước hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo quy định khoản 2, mục a, Điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về ngày lập hóa đơn: “Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ

Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

3. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Theo phân tích ở mục 2 về thời điểm lập hóa đơn, thì hóa đơn điện tử không được xuất lùi ngày.

Bởi vì, với cả hóa đơn điện tử có mã và không có mã, doanh nghiệp đều phải chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế cùng ngày với ngày ký hóa đơn. Do đó, ngày ký số hóa đơn (phát hành) không thể là một thời điểm trong quá khứ vì cơ quan thuế dễ dàng phát hiện sự sai lệch giữa ngày lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn và ngày chuyển dữ liệu.

Ngoài ra, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã không còn cho phép xuất hóa đơn lùi ngày.

4. Mức phạt hóa đơn xuất sai thời điểm

Theo Điều 24 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, việc lập hóa đơn điện tử sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:

Trường hợp 1: Mức phạt Cảnh cáo được áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp 2: Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

Trường hợp 3: Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng đối với việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trường hợp 4: Phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng đối với các hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua theo quy định.

Như vậy Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không? Câu trả lời cho câu hỏi này là việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày là không hợp lệ, không hợp pháp. Hành vi xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hay lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Người nộp thuế cần lưu ý để có cách xử lý phù hợp.

Để giúp kế toán hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, VisioEdu dành 1 chuyên đề chuyên sâu nói về hóa đơn điện tử trong khóa học Ôn thi Đại lý Thuế giúp bạn:

• Hiểu rõ về các loại hoá đơn điện tử
• Các quy tắc lập hóa đơn và thời điểm lập hoá đơn
• Phân biệt hoá đơn điều chỉnh cho sai sót của người lập và hoá đơn điều chỉnh cho các sự kiện kế toán
• Quy trình xử lý đối với các giá đơn lập sai
• Phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và biện pháp phòng tránh sai phạm

>>> Tìm hiểu khóa học ngay tại: https://visio.edu.vn/khoa-hoc/on-thi-dai-ly-thue/