Hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua. Vậy hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không? Hợp lệ trong những trường hợp nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Khái niệm chữ ký số là gì? Quy định về chữ ký số trong giao dịch điện tử
Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP, chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số được biết đến khi giao dịch điện tử xuất hiện và ngày càng phổ biến và được biết đến như một trong những công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay.
3. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ, hợp pháp khi nào?
Căn cứ theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn nêu rõ:
“7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Theo quy định trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp sẽ phải có chữ ký số của người bán và có thể có hoặc không có dấu của người bán, chữ ký của người mua.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể là các trường hợp được tổng hợp trong bảng sau:
| STT | Trường hợp không cần chữ ký số trên HĐĐT | Điều kiện |
| 1 | Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua | Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ |
| 2 | Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. | |
| 3 | Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại. | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 4 | Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu. | Khách hàng là cá nhân không kinh doanh |
| 5 | Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. | Trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã |
| 6 | Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử. | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 7 | Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán. | Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng |
| 8 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. | |
| 9 | Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. | Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế |
| 10 | Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý. | Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp. |
| 11 | Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh. | Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ. |
>>> Xem thêm: Khóa ôn thi Đại lý Thuế hiệu quả – Đỗ chứng chỉ sau 1 lần thi
4. Có nên sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?
Mặc dù có nhiều trường hợp mà việc sử dụng chữ ký số của bên mua hoặc bên bán không bắt buộc, Nhà nước vẫn đề cao việc thúc đẩy việc sử dụng chữ ký số trong cộng đồng vì những lợi ích mà nó mang lại.
Đối với cá nhân, sử dụng chữ ký số mang đến những ưu điểm đáng kể:
– Xác thực danh tính cá nhân: Mỗi cá nhân được cấp một chữ ký số riêng biệt, từ đó xác thực danh tính của họ một cách rõ ràng và đáng tin cậy. Chữ ký số này không được chia sẻ hoặc sử dụng bởi người khác.
– Tiện lợi trong giao dịch trực tuyến: Không chỉ giới hạn trong việc sử dụng cho hóa đơn điện tử, chữ ký số của cá nhân cho phép họ thực hiện mọi giao dịch trực tuyến một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian mà không cần di chuyển, xếp hàng, hoặc nộp hồ sơ trực tiếp. Những giao dịch này được đảm bảo an toàn và đáng tin cậy.
– Miễn phí và tiết kiệm thời gian: Đặc biệt, việc sử dụng giải pháp chữ ký số miễn phí hoàn toàn khi thực hiện các thủ tục hành chính, yêu cầu cấp giấy tờ cá nhân, hoặc nộp thuế điện tử trên hơn 40 cổng dịch vụ công trực tuyến của các cơ quan thuộc Chính phủ. Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và loại bỏ thời gian chờ đợi kết quả.
– Lựa chọn linh hoạt: Cá nhân có thể lựa chọn giải pháp ký số từ xa mà không cần sử dụng thiết bị vật lý như USB Token. Thủ tục đăng ký online được thực hiện dễ dàng, miễn phí, đơn giản và tiện lợi.
5. Hướng dẫn cách check chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Có thể kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo các cách sau:
Cách 1: Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website NEAC
Bước 1: Truy cập trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia tại link https://neac.gov.vn/vi
Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến ⇒ Chọn Kiểm tra văn bản ký số
Bước 3: Tại giao diện hiển thị, chọn mục Kiểm tra chữ ký số.
Tại cửa sổ màu xanh, chọn Click vào box này hoặc Chọn file tải lên để tải văn bản có chữ ký số cần kiểm tra lên hệ thống.
Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký số ở góc dưới cùng
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra
File có chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:
Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.
Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ.
Trên đây là các trường hợp hóa đơn điện từ không cần có chữ ký số của người mua hoặc người bán mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ cũng như cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin này có có ích cho kế toán.
Có thể bạn cũng quan tâm:
