Từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro pháp lý thì hóa đơn luôn phảm đảm bảo tính hợp lệ theo quy định pháp luật. Vậy hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào? Cách nhận biết ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong đó gồm các loại hóa đơn sau: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn thể hiện các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử, do bên người bán hàng hóa, dịch vụ phụ trách việc tạo lập. Mục đích lập là để ghi nhận các thông tin đầu vào (thông tin hàng hóa, dịch vụ; ký số; ký điện tử;…) của một nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử.
3. Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật khi có các yếu tố dưới đây.
– Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
– Hóa đơn điện tử đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin. Bởi nếu thiếu đi yếu tố này, thì hóa đơn điện tử không còn hợp lệ.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
+) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử
+) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
– Đảm bảo nguyên tắc về nội dung để hóa đơn điện tử có sự thống nhất chung, dễ dàng trong quản lý và xác định được những hóa đơn đặc thù. Theo đó, hóa đơn điện từ hợp lệ phải đầy đủ các nội dung sau:
+) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
+) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
+) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
+) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
+) Tổng số tiền thanh toán;
+) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
+) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
+) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
+) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
+) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
– Đảm bảo các tiêu thức về định dạng hóa đơn điện tử như sau:
+) Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.
+) Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
+) Khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đảm bảo: Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps; Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối và sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
– Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định phải đảm bảo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn. Những hóa đơn được lập không đúng thời điểm được coi là hóa đơn điện tử không hợp lệ và trái Pháp pháp luật.
4. Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
4.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thông qua website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế
Để tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai hợp lệ, người nộp thuế là các tổ chức và cá nhân có thể kiểm tra trên website của Tổng cục Thuế: Tracuuhoadon.gdt.gov.vn
4.2. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: Tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Các bước thục hiện kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ cụ thể như sau:
Bước 1: Thực hiện kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ thông qua các tiêu thức
Bằng mắt thường chúng ta cũng có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không thông qua các tiêu thức trên hóa đơn. Để đảm bảo không có sai sót hãy truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra chi tiết.
Bước 2: Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp có thể truy cập vào website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn giá trị gia tăng
Tại trang chủ doanh nghiệp nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, và chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc có thể tra cứu nhiều hóa đơn tùy vào nhu cầu tra cứu).
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
Doanh nghiệp cần điền các thông tin hóa đơn cần tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”.
Các thông tin cần nhập bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ; Mẫu số; Ký hiệu hóa đơn; Số hóa đơn; Mã xác thực
Lưu ý: các thông tin có dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải nhập.
Sau khi nhập đầy đủ và chính xác nhấn chọn “Tìm kiếm” hệ thống sẽ trả về các kết quả tra cứu ngay sau đó.
Bước 5: Kiểm tra đối chiếu hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu
Sau khi hệ thống cho kết quả tìm kiếm bạn có thể đối chiếu các thông tin để xác định hóa đơn hợp lệ hay không. Trường hợp hệ thống trả về các kết quả với các trường thông tin thông tin người bán và thông tin hóa đơn.
+) Hóa đơn hợp lệ => Thông tin tra cứu với thông tin trên hóa đơn điện tử hoàn toàn trùng khớp.
+) Hóa đơn không hợp lệ => Hệ thống chỉ hiển thị một trong hai thông tin về người bán hoặc người mua hoặc các thông tin không khớp khác thì hóa đơn tra cứu của bạn không hợp lệ.
Trên đây là cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất. Theo đó các doanh nghiệp, đơn vị có thể áp dụng để kiểm tra một hoặc nhiều hóa đơn đảm bảo an toàn cho các giao dịch của mình.
Có thể bạn cũng quan tâm:
