Trong thực tế, có rất nhiều trường hợp bên bán xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng khi còn chưa có hóa đơn đầu vào cho khách. Điều này có làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp hay không? Nếu hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra thì doanh nghiệp sẽ xử lý thế nào hãy cùng VisioEdu chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Tìm hiểu về hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là thuật ngữ thường được đặt cạnh khi phân tích tài chính doanh nghiệp.

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh. Về hình thức và nội dung, hóa đơn đầu vào vẫn giống như các hóa đơn thông thường khác. Thuật ngữ này được sử dụng để chỉ các khoản chi ra trong kế toán doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp là bên mua trong giao dịch, thì hóa đơn nhận được là hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do bên bán phát hành, thể hiện toàn bộ nội dung: tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, đối tác. Hiểu đơn giản, khi là bên bán, hóa đơn doanh nghiệp xuất cho bên mua là hóa đơn đầu ra. Nếu như hóa đơn đầu vào dùng để ghi nhận các chi phí, thì hóa đơn đầu ra được sử dụng để tính doanh thu của doanh nghiệp.

2. Hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra có đúng quy định hay không?

Căn cứ theo quy định về thời điểm xuất hóa đơn thì trường hợp hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra được xem là hành vi trái pháp luật.

Tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định thời điểm lập hóa đơn với bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

– Thời điểm lập và xuất hóa đơn đối với việc bán hàng hóa phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

– Thời điểm lập, xuất hóa đơn với việc cung ứng dịch vụ phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu tiền. Nếu trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập, xuất hóa đơn phải là ngày thu tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập, xuất hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa tương ứng với từng lần giao.

Riêng với hóa đơn điện tử, tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Riêng trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, đối với việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên bán khi giao hàng hay bàn giao dịch vụ đều phải xuất và bàn giao hóa đơn cho bên mua theo đúng quy định pháp luật. Trường hợp bên bán khi đã giao hàng cho bên mua nhưng không giao hóa đơn là vi phạm pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra là hành vi trái pháp luật.

Khi gặp trường hợp này, bên mua không được phép tự ý xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng của mình nếu chưa nhận được hóa đơn đầu vào. Thay vào đó, bên mua cần đợi bên bán xử lý xong vi phạm thì mới tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng của mình, để tránh rủi ro vi phạm hóa đơn có thể xảy ra.

3. Mức phạt khi hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra

Vì hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra là hành vi vi phạm pháp luật nên doanh nghiệp vi phạm sẽ phải chịu xử phạt theo đúng quy định hiện hành.

Theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, mới được Chính Phủ ban hành ngày 20/10/2020, các đơn vị kinh khi phạm lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ phải chịu xử phạt như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với trường hợp lập, xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn tới chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

– Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 24, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP);

– Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng với trường hợp lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ sai thời điểm quy định bởi pháp luật.

4. Mất hóa đơn đầu vào chưa kê thai thuế thì làm thế nào?

Nhiều trường hợp không may, kế toán làm mất hóa đơn đầu vào nhưng chưa kê khai thuế thì hãy xử lý theo 03 bước dưới đây:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn

Bên bán và bên mua cần thực hiện lập biên bản để ghi nhận về việc mất hóa đơn đầu vào, cụ thể biên bản cần đáp ứng 3 yêu cầu sau:

– Thể hiện rõ trên biên bản sự việc ban mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2

– Thể hiện rõ trên biên bản thông tư liên 1 của bên bán đã khai, nộp thuế tháng nào

– Trên biên bản bên bán và bên mua ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền; đồng thời đóng dấu lên Biên bản.

Bước 2: Bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn cho bên mua

Theo quy định, bên mua khi làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 sẽ được sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký và đóng dấu của bên bán kèm theo biên bản việc mất hoặc cháy hỏng hóa đơn đã lập để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Theo đó để tạo điều kiện cho bên mua, bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn đã mất, ký và đóng dấu xác nhận theo quy định và gửi trên bên mua.

Bước 3: Bên mua lập báo cáo về việc mất hóa đơn để gửi cho bên mua

Để hoàn tất thủ tục xử lý tình trạng mất hóa đơn đầu vào, bên mua cần tiến hành lập báo cáo về việc mất hóa đơn sau đó gửi cho Cơ quan thuế.

Chỉ với 03 bước nêu trên, kế toán đã có thể xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào mà chưa kê khai thuế.

Tuy nhiên ngày nay với việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đã hạn chế được tình trạng mất hóa đơn. Hơn thế, không chỉ tạo lập nhanh chóng, hóa đơn điện tử ngay sau khi nhấn xuất sẽ được hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử gửi ngay tới khách hàng, các vi phạm về thời điểm xuất hay giao hóa đơn cũng được hạn chế tối đa.

Trên đây là cách xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra hay liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc tham khảo ngay khóa học: Ôn thi Đại Lý Thuế hoặc khóa học Thuế chuyên sâu tại VisioEdu.

Đăng ký ngay hôm nay tại đây để nhận ưu đãi lên đến 20%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9

Hoặc liên hệ với hotline 0973.551.661 – 0932.551.661 để được tư vấn trực tiếp!