Hồ sơ tài sản cố định là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hiệu quả việc sử dụng tài sản cố định, đảm bảo an toàn tài sản và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
1. Tài sản cố định là gì?
Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm các loại tài sản được hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Loại tài sản này có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trên 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh mang tính chất nhiều năm, có giá trị lớn được chuyển dần sang giá trị sản phẩm, chi phí quản lý thông qua chi phí khấu hao. Chúng có thể ở trạng thái chưa được sử dụng, đang được sử dụng, đã hết hạn sử dụng hoặc hiện tại không còn được sử dụng.
2. Hồ sơ tài sản cố định đầy đủ theo quy định mới nhất
Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, hồ sơ tài sản cố định được chia thành các bộ hồ sơ sau:
2.1. Tài sản cố định góp vốn
Theo điểm 2.15 Phụ lục 04 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định hồ sơ tài sản cố định góp vốn gồm:
– Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng TS, biên bản bàn giao TS góp vốn, biên bản góp vốn
– Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập
– Giấy tờ hồ sơ mang tên đối chủ, lệ phí trước bạ
– Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn
Bộ hồ sơ tài sản cố định được căn cứ dựa trên các xác định nguyên giá của TSCĐ
2.2. Tài sản cố định mua mới
Bộ hồ sơ tài sản cố định được căn cứ dựa trên các xác định nguyên giá của TSCĐ:
Nguyên giá TSCĐ = Giá thanh toán ghi trên hóa đơn + Các khoản thuế (Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại + Các chi phí liên quan để đưa TSCĐ vào sử dụng (chi phí lắp đặt, chạy thử…) – Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua bị trả lại
* Bộ hồ sơ tài sản cố định gồm:
– Hợp đồng mua tài sản cố định: Hợp đồng trong nước, hợp đồng nhập khẩu
– Hóa đơn mua TSCĐ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường
– Hóa đơn kèm theo (nếu có): nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
– Chứng từ biên lai nộp thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
– Chứng từ về các chi phí liên quan: chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt (nếu có)
– Biên bản giao nhận tài sản cố định
2.3. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Bản vẽ kỹ thuật: thường là chi phí sửa chữa nhà kho, nhà xưởng, …cấu trúc nhà kho, nhà xưởng
– Dự toán chi phí và tiêu hao: Lên dự toán chi phí sửa chữa, xây lắp
– Hợp đồng thi công xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài): Hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị thi công công trình
– Tập hợp chi phí vật tư, nhân công
– Biên bản nghiệm thu công trình: từng phần, toàn phần
– Biên bản bàn giao TSCĐ: xây lắp hoàn thành, sửa chữa hoàn thành
– Hóa đơn tài chính: cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
– Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi (nếu có)
2.4. Tài sản cố định thuê tài chính
TSCĐ thuê tài chính là những tài sản chưa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đi thuê nhưng đơn vị có trách nhiệm pháp lý quản lý và sử dụng như tài sản của doanh nghiệp
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Hợp đồng thuê tài chính: phải thỏa mãn ít nhất 1 trong 3 điều kiện sau:
+ Nếu bên thuê hủy hợp đồng và đền bù tổn thất phát sinh liên quan đến việc hủy hợp đồng cho bên cho thuê
+ Thu nhập hoặc tổn thất do sự thay đổi giá trị hợp lý của giá trị còn lại của tài sản thuê gắn với bên thuê
+ Bên thuê có khả năng tiếp tục thuê lại tài sản sau khi hết hạn hợp đồng thuê với tiền thuê thấp hơn giá thuê thị trường
– Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
– Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
Lưu ý: Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng
2.5. Tài sản cố định thuê hoạt động
Là thuê tài sản không phải là thuê tài chính
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Hợp đồng thuê: Nội dung chính của hợp đồng không có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế.
– Hóa đơn tài chính
– Chứng từ thanh toán: không bao gồm chi phí dịch vụ, bảo hiểm, bảo dưỡng
– Biên bản giao nhận
2.6. Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán
TSCĐ thanh lý, nhượng bán là những TSCĐ hư hỏng, lạc hậu về kỹ thuật không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
* Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Doanh nghiệp ra Quyết định thanh lý TSCĐ
– Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ – Biên bản họp HĐQT đồng ý thanh lý TSCĐ
– Hợp đồng thanh lý nhượng bán TSCĐ
– Hóa đơn GTGT ghi theo giá bán thanh lý
– Chứng từ thanh toán
– Biên bản bàn giao TSCĐ cho người mua
Chú ý: Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC
Trên đây là bộ hồ sơ tài sản cố định đầy đủ, hi vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn đọc trong công việc kế toán của mình.
Có thể bạn cũng quan tâm:
>>> Khóa học Hành nghề Thuế chuyên sâu – Trở thành chuyên gia tư vấn thuế sau 30 buổi
>>> Giải mã 3 tình huống khó nhằn về khấu hao tài sản cố định kế toán hay nhầm lẫn
