Khách hàng cá nhân thường không lấy hóa đơn khi mua hàng. Vì vậy mà doanh nghiệp cũng không chú ý đến vấn đề này, gây ra những sai sót khi thực hiện. Bài viết này, VisioEdu sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về cách xuất hóa đơn cho cá nhân theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam.

1. Quy định về cách xuất hoá đơn cho cá nhân

Cách xuất hóa đơn cho cá nhân sẽ linh hoạt và thay đổi theo những trường hợp cụ thể như sau:

Với các giao dịch trên 200.000 VNĐ và người mua không lấy hóa đơn cách xuất hóa đơn cho cá nhân như sau: 

Theo quy định, người bán vẫn lập hóa đơn và ghi rõ thông tin là “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc ghi rõ nội dung là “người mua không cung cấp mã số thuế, tên, địa chỉ”. Quy định này là bắt buộc nên nếu khách hàng không lấy hóa đơn bên bán vẫn phải lập hóa đơn.

Đặc biệt, với các đơn vị kinh doanh xăng dầu, ngay cả khi khách hàng không lấy hóa đơn thì người bán vẫn phải lập chung 1 hóa đơn của những người mua xăng dầu nhưng không lấy hóa đơn trong ngày.

Nếu các giao dịch trên 200.000 VNĐ mà bên bán không lập hóa đơn thì sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 VNĐ – 20.000.000 VNĐ. Sau khi nộp phạt, người bán vẫn phải xuất hóa đơn và giao đến người mua.

Với các giao dịch dưới 200.000 VNĐ và người mua không lấy hóa đơn cách xuất hóa đơn cho cá nhân như sau: 

Trong trường hợp này, người mua không bắt buộc phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, trong bảng kê bán lẻ hàng hóa và dịch vụ, người bán cần phải ghi rõ thông tin gồm:

• Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)
• Tên hàng hóa/ dịch vụ được bán
• Ngày lập bảng kê, tên và chữ ký của người lập bảng kê

Trong trường hợp người bán nộp thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ thì trong bảng kê sẽ phải ghi nội dung: “Tiền thuế GTGT” và “Thuế suất GTGT”. Sau đó, bên bán cần lập hóa đơn GTGT với số tiền hàng ghi rõ ở mục “Tổng cộng” với đầy đủ tên, chữ ký và giữ liên giao người mua lại. Trên hóa đơn ghi, tại mục người mua sẽ ghi “Bán lẻ không giao hóa đơn”.

Quy định Phương thức chuyển dữ liệu điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 Thông tư 68/2019/TT-BTC) cùng thời hạn nộp hồ sơ thuế GTGT áp dụng đối với những trường hợp sau:

• Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông, tài chính, bảo hiểm, hàng không.
• Bán hàng hóa là nước sạch, điện nếu có thông tin về mã số thuế khách hàng hoặc mã khách hàng.
• Bán hàng hóa dịch vụ cho cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết cần có thông tin về địa chỉ, tên người mua.
• Riêng với bán xăng dầu lẻ cho cá nhân không kinh doanh thì phải tổng hợp toàn bộ hóa đơn bán hàng theo từng mặt hàng thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Sau khi người bán lập đầy đủ nội dung cần có trên hóa đơn sẽ gửi hóa đơn cho người mua và cho cơ quan thuế.

2. Quy định về nội dung xuất hóa đơn cho cá nhân

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thì nội dung của hoá đơn điện tử gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Tuy nhiên, tại khoản 14 Điều 10 của nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có quy định 1 số trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ các nội dung:

• Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
• HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

Riêng HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

HĐĐT là tem, vé, thẻ sẽ không nhất thiết phải có các nội dung:

• Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã);
• Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
• Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có:

• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
• Số thứ tự hóa đơn
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng
• Mã số thuế, địa chỉ người mua
• Chữ ký số của người bán…

Trên đây là hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân theo quy định của pháp luật. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán thực hiện đúng, tránh những sai sót không đáng có.

Nếu còn thắc mắc về cách xuất hóa đơn cho cá nhân và các vấn đề khác của hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với trung tâm đào tạo Kế toán, Kiểm Toán, Thuế VisioEdu qua hotline: 0932.55.1661 – 0973.55.1661. Hoặc tham khảo ngay khóa học Thuế chuyên sâu tại VisioEdu.