Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót là hoạt động diễn ra khá phổ biến của kế toán. Khi hóa đơn điện tử có xảy ra sai sót thì người xuất hóa đơn sẽ thực hiện điều chỉnh các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng theo quy định và theo thực tế xảy ra. Vậy cách điều chỉnh hóa đơn điện tử khi xảy ra sai sót là như thế nào cho đúng quy định? Cùng VisioEdu tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định
Điều chỉnh hóa đơn điện tử là việc sửa đổi, sắp xếp lại khi hóa đơn có xảy ra sai sót. Mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách điều chỉnh hóa đơn điện tử khác nhau. Sau đây là cách xử lý, cách điều hóa đơn điện tử cho từng trường hợp cụ thể:
1.1. Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử khi xảy ra sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế, trường hợp nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập lại hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Khi thực hiện điều chỉnh sai sót thông tin trên hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý:
– Hóa đơn điện tử sai sót người bán đã hủy vẫn phải lưu trữ lại để phục vụ công tác tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Bên bán hủy hóa đơn không cần lập biên bản
– Kế toán có thể áp dụng cách xử lý như trên đối với tất cả các lỗi sai trên hóa đơn nếu hóa đơn điện tử bị sai chưa gửi cho người mua.
1.2. Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử phát hiện sai sót đã gửi cho người mua, kế toán cần căn cứ vào một số tiêu chí sau đây để có cách xử lý đúng quy định:
– Bên bán đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua chưa?
– Người bán, người mua đã thực hiện kê khai hóa đơn điện tử sai sót chưa?
– Thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử có ảnh hưởng đến số tiền hay không?
– Kế toán cần điều chỉnh nội dung hay điều chỉnh tăng/giảm?
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
– Bên bán và bên mua xác nhận sai sót, hủy hóa đơn điện tử có sai sót.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần thể hiện rõ ràng: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số [Số hóa đơn sai sót], ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hai bên đã kê khai thuế:
– Hai bên lập văn bản thỏa thuận, ký điện tử xác nhận lỗi sai sót.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ sai sót đã điều chỉnh (ví dụ điều chỉnh tăng/giảm), số lượng hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế,…
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra sai sót mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày/tháng/năm:
Trường hợp này không xảy ra sai sót về số tiền nên kế toán không thể điều chỉnh tăng/giảm mà cần điều chỉnh nội dung thông tin:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên ký số để xác nhận sai sót.
– Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai thành nội dung đúng.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền hàng, tổng tiền thanh toán
Trái ngược với trường hợp sai sót về thông tin, nội dung, các lỗi sai sót về con số kế toán cần thực hiện điều chỉnh tăng/giảm:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên ký số để xác nhận sai sót.
– Bên bán thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm trên hóa đơn: Nếu hóa đơn viết cao hơn thực tế thì điều chỉnh giảm, nếu hóa đơn viết thấp hơn thực tế thì cần điều chỉnh tăng.
2. Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót
Theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thi khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh thì cần thực hiện những việc sau:
– Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Trên đây là cách điều chỉnh hóa đơn điện tử với các trường hợp có sai sót. Hi vọng bạn sẽ áp dụng thành công cho doanh nghiệp của mình.
Kế toán để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và các loại thuế khác hãy tham khảo ngay: Khóa học hành nghề thuế chuyên sâu – cung cấp chuyên sâu kiến thức 11 chuyên đề về Thuế.
Có thể bạn cũng quan tâm:
