Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì? Cá nhân có thu nhập từ tiền lương thuộc thu nhập phải chịu thuế khi muốn tự quyết toán thuế thu nhận cá nhân online thì cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng VisioEdu tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình kê khai và tính toán lại số thuế thu nhập mà cá nhân hoặc tổ chức phải nộp cho cơ quan thuế sau một kỳ tính thuế. Quá trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả các nguồn thu nhập đã được khai báo đầy đủ và số thuế đã nộp phù hợp với quy định của pháp luật. Thông qua quyết toán, cơ quan thuế sẽ kiểm tra, xác nhận và điều chỉnh nếu cần thiết, số tiền thuế mà cá nhân hoặc tổ chức phải nộp thêm hoặc được hoàn trả lại. Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân thường diễn ra vào cuối năm tài chính hoặc theo các mốc thời gian do pháp luật quy định.

Việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng hạn và chính xác không chỉ giúp tránh các khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật của cá nhân và doanh nghiệp. Điều này cũng đóng góp quan trọng vào việc đảm bảo nguồn thu ngân sách nhà nước, hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế – xã hội của quốc gia.

Trong trường hợp không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì cá nhân đó sẽ gặp các vấn đề sau:

1) Đối với cá nhân phải nộp thêm thuế nhưng không thực hiện kê khai đúng thời hạn, khi bị cơ quan Thuế phát hiện sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

2) Với cá nhân nộp thừa tiền thuế mà không thực hiện kê khai quyết toán đúng thời hạn sẽ không được hoàn trả lại số thuế đã nộp thừa và không được bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo.

>> Xem thêm: Thủ tục hoàn thuế Thu nhập cá nhân

2. Thời hạn nộp hồ sơ Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

Cũng giống như hồ sơ Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, thời hạn nộp hồ sơ với 2 đối tượng mà VisioEdu đã nêu ở trên cũng khác nhau.

Căn cứ quy định tại điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai, nộp hồ sơ Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) như sau:

– Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế Quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nghĩa là chậm nhất vào ngày 31/3 hàng năm.

– Đối với cá nhân trực tiếp Quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ Quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) nhưng chậm nộp tờ khai Quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai Quyết toán thuế quá thời hạn.

– Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ Quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ Quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.

3. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Đối với trường hợp cá nhân có thu nhập chịu thuế nhưng không thuộc diện ủy quyền quyết toán cho nơi trả thu nhập thì phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Hướng dẫn các bước tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online như sau:

Bước 1: Truy cập website: http://thuedientu.gdt.gov.vn

Nếu cá nhân tự quyết toán Thuế thu nhập cá nhân online => Chọn cá nhân.

Bước 2: Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản đăng nhập thì cần phải đăng ký tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Còn nếu đã có tài khoản bạn chỉ cần chọn Đăng nhập và điền các trường thông tin phù hợp gồm Mã số thuế và Mã kiểm tra. Sau đó bạn nhấn chọn Tiếp tục.

Bước 3: Vào “Quyết toán thuế”, người nộp thuế chọn “Kê khai trực tuyến”

Bước 4:

– Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*)

– Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021)

– Chọn Cơ quan thuế Quyết toán: Chọn 1 trong 3 trường hợp

Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn)

NNT kê khai trực tiếp với Cơ quan thuế (không khấu trừ tại nguồn)

– Ghi chú: không khấu trừ tại nguồn nghĩa là công ty/DN/tổ chức chi trả thu nhập không khấu trừ thuế của NNT trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân, mà NNT tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế và nộp thuế trực tiếp theo MST cá nhân nộp vào NSNN.

Sau đó NNT lựa chọn lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế

Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ:

Sau đó NNT tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan

Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.

Sau đó khai thông tin về:

+ Nếu có thay đổi nơi làm việc: khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2

+ Nếu không thay đổi nơi làm việc: khai thông tin vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5

Tiếp tục chọn Trường hợp quyết toán :

+ Chọn quyết toán theo năm dương lịch

+ Năm kê khai 2023

+ Từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2023

(Trường hợp người nước ngoài thì chọn Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch hoặc quyết toán không đủ 12 tháng và chọn tiếp từ tháng đến tháng phù hợp với trường hợp của người nộp thuế)

+ Loại tờ khai chính thức (Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại thì chọn tờ khai bổ sung)

Bước 6: Nhấn Tiếp tục. Sau đó nhập phụ lục: 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo thông tư 80/2021

Cá nhân có đề nghị miễn giảm do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo cùng với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công thì tích chọn vào ô trống.

NNT kiểm tra lại thông tin: Tên Người Thuế, địa chỉ, quận huyện, tỉnh; Điện thoại, Fax, Email hệ thống tự chạy, nếu chưa chính xác thì điều chỉnh cho đúng.

* Hướng dẫn nhập các chỉ tiêu trên tờ khai Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN (thông tư 80/2021)

+ Chỉ tiêu [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam (thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công); căn cứ vào chứng từ khấu trừ và thư xác nhận thu nhập do đơn vị chi trả cung cấp.

Chỉ tiêu [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam (thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công)

Các khoản giảm trừ:

+ Chỉ tiêu [28]: Từ thiện nhân đạo, khuyến học (nếu có)

+ Chỉ tiêu [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ

+ Chỉ tiêu [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ (nếu có)

Số thuế đã nộp trong kỳ: điền vào chỉ tiêu sau

Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của cá nhân, căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức trả thu nhập cấp

Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai với cơ quan thuế và đã nộp tại Việt Nam, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước của cá nhân).

Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): số thuế đã nộp ở nước ngoài được (nếu có) xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%;

Chỉ tiêu [37]: Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm. Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất.

Chỉ tiêu [38]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất

Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (0<[42]< 50.000 đồng) : NNT có số thuế còn phải nộp nhỏ hơn 50.000 đồng thì khai vào chỉ tiêu này để được miễn giảm.

Nếu có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn trả:

– Số thuế hoàn cho người nộp thuế: nhập số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [46].

– Nếu muốn bù trừ cho khoản phải nộp NSNN khác: nhập số bù trừ vào chỉ tiêu [47]

Trường hợp NNT đề nghị hoàn trả vào tài khoản của người nộp thuế tại chỉ tiêu [46] Nhận tiền hoàn trả bằng

+ Chuyển khoản: chọn (click) vào ô chuyển khoản sau đó điền thông tin tên chủ tài khoản, tài khoản số mở tại ngân hàng ( lưu ý: Cục Thuế TP.HCM khuyến nghị nên hoàn trả bằng chuyển khoản và ghi rõ tên ngân hàng theo 3 cấp tên ngân hàng, tên chi nhánh ngân hàng, tỉnh thành).

+ Hoặc chọn nhận tiền mặt: chọn click vào tiền mặt, sau đó điền thông tin Tên người nhận tiền, loại giấy tờ (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, hộ chiếu) số cmnd/cccd/hc, ngày cấp, nơi cấp, nơi nhận tiền hoàn thuế.

Trường hợp NNT đề nghị bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước đã nhập số thuế đề nghị bù trừ tại chỉ tiêu [47] thì ghi thêm các thông tin sau;

MST của NNT khác (nếu có) Tên NNT khác (nếu có) ghi rõ Chương, Tiểu mục, Tên CQT quản lý khoản thu, Địa bàn hành chính, Hạn nộp, số tiền còn phải nộp, Số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa.

* Tại tab Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN

Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN: (nằm ở góc trái cuối màn hình):

Sau đó, khai thông tin người phụ thuộc để người nộp thuế được tính giảm trừ thu nhập khi tính thuế.

Nhấp vào và kê khai đầy đủ thông tin bắt buộc.

Nhập bảng kê Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.như sau:

+ Họ tên ngưởi phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc, chọn loại giấy tờ như CMND/ CCCD/ hộ chiếu/giấy khai sinh; số giấy tờcủa CMND..; Ngày sinh NPT

Lưu ý [16] Từ tháng: Là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh trong năm tính thuế, chỉ tiêu Đến tháng [17] là thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế hoặc tháng 12 nếu trong năm chưa kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Bước 7: Gửi tờ khai

Người nộp thuế bấm nút chọn vào ô “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiêm trước pháp luật về những số liệu đã kkhia và hồ sơ đính kèm”

Lưu ý: cần nhấn lưu bản nháp thường xuyên để không bị mất thông tin đã nhập.

>> Nhấn nút Hoàn thành kê khai

Chọn Kết xuất xml (để lưu và nộp tờ khai đã kê khai)

>> Nộp tờ khai

Bước 8: Chọn “Nộp tờ khai” sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác thực nộp tờ khai và nhấn chọn “Tiếp tục”.

Bước 9: Tại bước chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML. Người nộp phải thực hiện “In tờ khai” để nộp cho cơ quan thuế để làm hồ sơ khấu trừ.

Mở file “Kết xuất XML” sau đó chọn in 02 bản, tiếp theo ký tên người nộp thuế.

Lưu ý: Người nộp tải về ứng dụng iTax Viewer (là phần mềm đọc tờ khai thuế điện tử định dạng XML do Tổng cục Thuế phát hành) cài đặt trên máy để mở file.

Bước 10: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế tại bộ phận 1 cửa: Người nộp thuế mang CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, tờ khai thuế vừa in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận một của của Cơ quan Thuế đã nộp tờ khai online để hoàn tất.

 >> Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân mới nhất

Trên đây là các bước hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online một cách chi tiết và dễ hiểu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình khai báo thuế. Hãy luôn cập nhật các quy định mới nhất về thuế thu nhập cá nhân và tuân thủ đúng hạn nộp thuế để tránh các rắc rối không đáng có. Chúc bạn thực hiện thành công!

VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:

Khóa học: Ôn thi đại lý thuế

Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính

Khóa học: Thuế chuyên sâu

Khóa học: Ôn thi CPA

Khóa học: Pháp luật về hợp đồng

Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9