Khám phá bí quyết xây dựng quy trình kế toán bán hàng hoàn hảo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận và bứt phá trong thị trường cạnh tranh cùng VisioEdu.
1. Kế toán bán hàng là gì
Trong thời đại kinh tế cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những mảng quan trọng góp phần vào mục tiêu này chính là quy trình kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng là công việc quản lý và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và tiền hàng trong khâu bán hàng, bao gồm:
- Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Dựa vào các hóa đơn, phiếu thu, chi,… liên quan đến việc bán hàng, ghi chép vào sổ sách kế toán như sổ chi tiết doanh thu, chi phí. Đồng thời, lập báo cáo bán hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban quản lý
Quy trình kế toán bán hàng là hệ thống các bước được thiết kế để ghi chép, theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh liên quan đến bán hàng. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc áp dụng quy trình kế toán bán hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Quy trình kế toán bán hàng rõ ràng giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.
- Việc lập báo cáo chính xác và kịp thời dựa trên quy trình kế toán bán hàng hiệu quả giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
- Quy trình kế toán bán hàng được thiết kế hợp lý giúp giảm thiểu các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
2. Quy trình kế toán bán hàng
Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình kế toán bán hàng:
2.1. Tiếp nhận đơn hàng/hợp đồng
- Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua các kênh như email, điện thoại, website, v.v.
- Kế toán bán hàng kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán, v.v.
- Sau khi kiểm tra, kế toán bán hàng sẽ phê duyệt đơn hàng và chuyển cho bộ phận sản xuất và kho hàng để chuẩn bị hàng hóa.
2.2. Lập phiếu xuất kho
- Kế toán kho lập phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng đã được phê duyệt
- Phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ thông tin về đơn hàng, khách hàng, hàng hóa, số lượng, giá cả, thuế GTGT, chiết khấu (nếu có), v.v
- Phiếu xuất kho phải được ký duyệt bởi các bộ phận liên quan như kế toán bán hàng, kế toán kho, trưởng phòng kinh doanh, v.v.
- Khi số lượng hàng tồn kho không đủ, kế toán bán hàng sẽ thông báo cho bộ phận bán hàng. Nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng để đảm bảo đúng quy trình kế toán bán hàng.
2.3. Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
- Kế toán bán hàng hạch toán doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, công nợ khách hàng, giá vốn hàng bán, v.v. vào sổ sách kế toán.
- Căn cứ vào các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền, v.v. để hạch toán.
- Thực hiện hạch toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, đảm bảo quy trình kế toán bán hàng được diễn ra thuận lợi.
2.4. Theo dõi và quản lý công nợ
- Kế toán bán hàng theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng qua sổ sách kế toán hoặc phần mềm kế toán.
- Lập báo cáo công nợ theo kỳ hạn để theo dõi tình hình thu hồi công nợ.
- Thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả như gửi hóa đơn thanh toán sớm, nhắc nhở khách hàng thanh toán, áp dụng chính sách tín dụng phù hợp, v.v.
3. Chi tiết hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh trong quy trình kế toán bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, theo dõi và phản ánh các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quy trình này là điều kiện tiên quyết để cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho ban lãnh đạo và các bên liên quan khác.
Dưới đây là chi tiết hạch toán một số nghiệp vụ thường gặp trong quy trình kế toán bán hàng:
- Bán hàng hóa
– Doanh thu bán hàng:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 331 – Doanh thu bán hàng hóa.
Giá vốn hàng bán:
Nợ TK 641 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
- Bán hàng dịch vụ
– Doanh thu bán hàng:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Chiết khấu thương mại
– Chiết khấu thương mại được hưởng:
Nợ TK 632 – Chiết khấu thương mại được hưởng
Có TK 111 – Tiền mặt
– Chiết khấu thương mại phải chịu:
Nợ TK 642 – Chiết khấu thương mại phải chịu
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Thuế GTGT
– Thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111 – Tiền mặt
– Thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3333 – Thuế GTGT đầu ra
- Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
– Hàng hóa bán trả lại:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4. 5 điểm cần quan tâm trong quy trình kế toán bán hàng
- Thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ; đối chiếu số lượng hàng hóa xuất kho với số lượng thực tế; cập nhật doanh thu bán hàng; theo dõi công nợ khách hàng.
- Sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo từng nghiệp vụ, theo từng khách hàng và theo từng thời kỳ. Việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ cần đảm bảo an toàn, khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Phải xem xét khách hàng có thuộc đối tượng ưu tiên nào của công ty, doanh nghiệp hay không. Thực hiện báo giá kịp thời và chính xác theo yêu cầu của khách hàng.
- Theo dõi công nợ khách hàng và tiến hành thu hồi nợ đúng hạn. Cần theo dõi sát sao tình hình công nợ của khách hàng và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời khi nợ quá hạn.
- Cập nhật kiến thức về thuế, kế toán bán hàng vì quy định thường xuyên thay đổi, đảm bảo thực hiện đúng quy trình.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về vai trò, tầm quan trọng và các bước thực hiện quy trình kế toán bán hàng.
Dù vậy, để thực hiện công việc kế toán một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực thuế, bạn cần trang bị cho mình kiến thức chuyên sâu và kỹ năng thực hành bài bản.
Khóa học ôn thi Đại lý thuế của VisioEdu được thiết kế dành cho những ai mong muốn trở thành đại lý thuế chuyên nghiệp hoặc nâng cao kiến thức và kỹ năng về thuế. Khóa học cung cấp cho bạn nội dung trong quy trình kế toán bán hàng và kiến thức toàn diện về luật thuế, quy trình kê khai thuế, giải quyết các tình huống thuế thực tế và kỹ năng làm bài thi hiệu quả.
Hãy tham gia ngay hôm nay để mở ra cánh cửa thành công cho sự nghiệp kế toán của bạn! Đăng ký tại: https://bit.ly/VisioEdu_DangKyDaiLyThue
