Xuất hóa đơn đầu ra là một trong những nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc thực hiện đúng quy định về xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo nghĩa vụ thuế mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp. Vậy xuất hóa đơn đầu ra là gì? Nguyên tắc và quy định xuất hóa đơn đầu ra như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu về những nội dung này ngay trong bài viết sau đây của VisioEdu.

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra là loại hóa đơn bên bán sẽ phát hành cho bên mua, thể hiện đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ cung cấp, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng (VAT), tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán, thông tin về bên mua và bên bán, ngày lập hóa đơn, cùng chữ ký và đóng dấu xác nhận.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC, quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra được quy định như sau:

Nguyên tắc 1: Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Theo quy định, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn lại Thông tư trên. Người bán lưu ý phải lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, hãng mẫu, hàng hóa/dịch vụ sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải đảm bảo:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
• Sử dụng cùng một loại màu mực, sử dụng mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên phần chữ in sẵn.
• Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính thì không phải gạch chéo phần trống.
• Trường hợp người mua không lấy hóa đơn, kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn”.

Nguyên tắc 2: Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp

Đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, một nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra quan trọng là nội dung trên hóa đơn phải được thống nhất giữa các liên có cùng một số. Riêng đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải hành khách, các loại tem – vé – thẻ,… khi lập hóa đơn được phép thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết các hóa đơn thực tế đã lập.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm và cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong hệ thống thì phải phân bổ số lượng hóa đơn cho từng cơ sở. Các cơ sở trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân bổ.

Nếu tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm và cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ 1 máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Trong đó, thứ tự của hóa đơn được được tính từ nhỏ đến lớn đối với hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

2. Quy định xuất hóa đơn đầu ra

2.1. Quy định về kê khai hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, kê khai thuế GTGT như sau:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó và không phân biệt đã xuất hay còn để trong kho.

Với trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh, kiểm tra thuế tại trụ sở kinh doanh”

Ngoài ra, theo Khoản 1 Điều 34 Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định:

“Trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp thì được khai bổ sung hồ sơ”

Như vậy, khi phát hiện ra sai sót đối với hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào thì người nộp thuế phải nhanh chóng tiến hành kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan Thuế ra quyết định thanh tra thuế.

2.1. Quy định về nội dung hóa đơn

Quy định về nội dung, cách lập một số tiêu thức trên hóa đơn đầu ra như sau:

Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế”

Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người mua và người bán:

• Cần ghi đúng tiêu thức “Mã số thuế” của hai bên.
• Tên và địa chỉ của người bán, người mua phải đầy đủ hoặc nếu quá dài có thể viết tắt một số từ thông dụng theo quy định, nhưng phải đảm bảo xác định đúng người bán, người mua.
• Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. thành tiền”

Đối với các tiêu thức này, kế toán ghi theo thứ tự tên hàng hóa dịch vụ bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có):

• Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì kế toán cần ghi cả mã hàng hóa, tên hàng hóa.
• Các loại hàng được quy định phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì khi lập hóa đơn cần ghi các loại số hiệu, ký hiệu đăng trưng của hàng hóa, dịch vụ nếu pháp luật có yêu cầu.
• Hóa đơn tự tin được lập bằng máy tính tiền nếu có phần bỏ trống không cần gạch chéo.

Mục chữ ký, đóng dấu

• Trường hợp bên bán, thủ trưởng đơn vị không ký thì cần ủy quyền cho người khác ký vào bên bán, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
• Đối với bên mua: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng Internet,… thì người mua không nhất thiết phải ký,…

Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền quy định ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Nếu người bán thu về ngoại tệ thì theo quy định, tổng số tiền thanh toán sẽ được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Trên đây là quy định xuất hóa đơn đầu ra kế toán cần nắm vững. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm rõ các quy định xuất hóa đơn đầu ra.

Tham khảo thêm: Ôn thi Đại Lý Thuế để hiểu rõ hơn về hóa đơn đầu ra.

Đăng ký ngay tại đây để nhận ưu đãi lên đến 20%: https://bit.ly/VisioEdu_DangKyDaiLyThue