Kế toán bán hàng là một trong những vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Vậy kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng cần làm những gì? Để trả lời câu hỏi này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng trong tiếng anh gọi là Sales Accountant, đây là vị trí đảm nhiệm các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng, bao gồm: việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế VAT, ghi chép sổ doanh thu, lập các báo cáo về hoạt động bán hàng và các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Như vậy, kế toán bán hàng hiểu theo 1 cách đơn giản là bộ phận thực hiện các nhiệm vụ chính bao gồm: quản lý sổ bán hàng, thu ngân, lưu trữ các hóa đơn và các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ.
2. Vai trò của kế toán bán hàng trong hoạt động của doanh nghiệp
Kế toán dù ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là bộ phận đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt, với kế toán bán hàng cũng có một vai trò không nhỏ ở trong doanh nghiệp, đó là:
– Cung cấp thông tin, số liệu bán hàng, giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình tài chính, doanh số hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn
– Báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp sẽ cung cấp cho người đọc thấy được tình trạng chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán, từ đó có những điều chỉnh hợp lý.
– Kế toán bán hàng có vai trò ghi chép các khoản chi phí bán hàng, xác định chi phí thực tế, từ đó phân tích để tìm ra các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí
– Số lượng, giá trị hàng tồn kho và báo cáo tồn kho do kế toán bán hàng lập giúp doanh nghiệp kiểm soát nhằm tránh tình trạng thiếu hàng hoặc bị tồn quá nhiều
– Kế toán bán hàng đảm bảo các hoạt động bán hàng tuân thủ quy định về an toàn, bảo vệ người tiêu dùng cũng như quyền lợi của khách hàng.
3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là người trực tiếp nhận và xử lý các thông tin về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Dưới đây là một trong những nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng.
3.1. Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng
Đây là nhiệm vụ vô quan trọng nhằm đảm bảo các hoạt động của các bộ phận khác trong doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch ban đầu, tuân thủ tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ quan trọng này có vai trò quyết định đến doanh thu của doanh nghiệp.
Đồng thời, kế toán bán hàng cũng thực hiện việc giám sát kế hoạch lợi nhuận. Bằng cách ghi chép đầy đủ về khối lượng sản phẩm đã bán, hàng hóa tiêu thụ nội bộ, tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng,… cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá, phân tích và theo dõi hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2. Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng
Lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được phân bổ cho nhiều tác vụ khác nhau. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phân phối lợi nhuận đó cho các nhiệm vụ đã được xác định từ trước, chẳng hạn như nghĩa vụ nộp thuế, chi trả lương, trả nợ, đầu tư phát triển,…
3.3. Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh
Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp không thể tránh khỏi các khoản chi phí phát sinh. Kế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện việc thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời các chi phí đã phát sinh.
Một nhiệm vụ quan trọng khác của kế toán bán hàng là kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ. Hoạt động này giúp xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách xác định rõ ràng các chi phí bán hàng và phân bổ chúng đúng mục tiêu tiêu thụ, kế toán bán hàng cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai.
3.4. Quản lý tiền hàng
Các kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Quản lý tiền hàng nhằm đánh giá khả năng bán hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng có nợ với doanh nghiệp, kế toán bán hàng sẽ theo dõi các thông tin liên quan như lô hàng đã mua, số tiền nợ của khách hàng, thời hạn nợ, tình hình trả nợ của khách hàng. Kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ kiểm tra tình hình và đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng hóa bán ra có lỗi.
3.5. Lập báo cáo bán hàng
Bằng cách lập báo cáo bán hàng, kế toán bán hàng giúp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược. Báo cáo bán hàng cũng có thể được sử dụng để so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, theo dõi sự phát triển của thị trường và đưa ra các biện pháp cải thiện hoạt động bán hàng.
Các báo cáo bán hàng thường được lập định kỳ, như báo cáo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của doanh nghiệp, kế toán bán hàng có thể tùy chỉnh cấu trúc và nội dung của báo cáo để phù hợp với hoạt động kinh doanh cụ thể.
4. Kế toán bán hàng làm những gì
Công việc của một kế toán bán hàng thường tập trung vào các nhiệm vụ ghi chép hóa đơn và quản lý tiền thu chi trong bán hàng. Tuy nhiên, cụ thể công việc và phân bổ trách nhiệm có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Một số công việc cụ thể của một kế toán bán hàng theo ngày, tháng, kỳ như sau:
4.1. Công việc hằng ngày của kế toán bán hàng
Thu thập và ghi nhận các chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa. Đây là căn cứ để nhập thông tin vào phần mềm hoặc sổ sách kế toán để quản lý hoạt động bán hàng theo báo giá, đơn hàng và hợp đồng
Kiểm tra các chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm,… theo quy định của doanh nghiệp để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng
Quản lý chứng từ và sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tính toàn vẹn và sắp xếp hợp lý của các tài liệu
Tham gia vào việc quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng của doanh nghiệp để đảm bảo bán hàng theo đúng quy định và ghi nhận doanh thu phù hợp
Quản lý công nợ của khách hàng, bao gồm ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn nợ và đôn đốc công nợ trong trường hợp doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng
Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng, đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định của doanh nghiệp
Hỗ trợ công việc và liên kết số liệu với kế toán phần hành có liên quan, nhằm đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa các thông tin kế toán
Phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có). Những thông tin này được ghi nhận vào sổ sách liên quan để quản lý và theo dõi hoạt động bán hàng.
Nhập thông tin từ bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng và tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế VAT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày
Kiểm tra và đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày để đảm bảo tính chính xác của thông tin
4.2 Công việc hàng tháng của kế toán bán hàng
Tính toán chi tiết về giá vốn hàng bán cho sản phẩm/ dịch vụ đã được cung cấp. Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, việc xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ là rất quan trọng
Tính toán chính xác về tổng doanh thu, thuế GTGT cho từng nhóm hàng và đơn vị trực thuộc như cửa hàng, đại lý, chi nhánh. Giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh của từng đơn vị và nhóm hàng cụ thể
Hỗ trợ việc lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin trong bảng kê
Lập báo cáo về bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng. Báo cáo này sẽ được gửi lên ban giám đốc doanh nghiệp, giúp họ có đủ thông tin để đưa ra các quyết định quan trọng và kịp thời liên quan đến công tác bán hàng.
4.3. Công việc cuối kỳ của kế toán bán hàng
Nắm rõ thông tin về tất cả các khoản liên quan đến chi phí bán hàng, bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí vận chuyển, chi phí marketing, chi phí bán hàng và quản lý,… sau đó tổng hợp thông tin này để tạo ra báo cáo chi phí bán hàng
Cung cấp thông tin chi phí bán hàng cho phòng kế toán để lập báo cáo tài chính
Cung cấp thông tin bán hàng và doanh số cho ban giám đốc. Thông tin này giúp ban giám đốc đánh giá kết quả thực hiện của doanh nghiệp và lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới
Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như: chiến lược bán hàng, giá cả, sản phẩm, thị trường,…
Phối hợp với các phòng ban khác, chẳng hạn như kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ quỹ,… để quản lý tiền mặt và công nợ
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên, chẳng hạn như: lập báo cáo, phân tích dữ liệu,…
5. Yêu cầu của nhân viên kế toán bán hàng
Để trở thành một nhân viên kế toán bán hàng, thì kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
– Có tinh thần trách nhiệm, cẩn thận;
– Nhanh nhẹn, khéo léo và nhiệt tình để giao tiếp với khách hàng khi cần;
– Tuân thủ các chuẩn mực kế toán, không có ý định tư lợi cho bản thân;
– Biết tổng hợp và phân tích các báo cáo liên quan đến doanh thu bán hàng;
– Luôn phấn đấu nâng cao năng lực bản thân để thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng qui định.
Trên đây là Những công việc của kế toán bán hàng chi tiết và những yêu cầu của nhân viên kế toán bán hàng cần có. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho những bạn sinh viên, kế toán đang theo đuổi công việc kế toán bán hàng.
VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán. Bạn có thể tham khảo:
Khóa học: Ôn thi đại lý thuế
Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính
Khóa học: Thuế chuyên sâu
Khóa học: Ôn thi CPA
Khóa học: Pháp luật về hợp đồng
Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9
