Hóa đơn sai sót có thể gây ra những phiền phức và rủi ro pháp lý không mong muốn cho doanh nghiệp của bạn. Đặc biệt khi sai sót xảy ra nhiều lần, việc xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là yếu tố cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kinh doanh. Trong bài viết này, VisioEdu sẽ hướng dẫn bạn các bước chi tiết để xử lý hóa đơn sai sót nhiều lần giúp bạn tiết kiệm thời gian, bảo vệ uy tín doanh nghiệp và tránh được các hậu quả không đáng có.
1. Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
* Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua:
– Người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn mới và ký số gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế
– Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn có sai sót đã lưu trên hệ thống
* Đối với hóa đơn điện tử (không phân biệt có hay không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua:
[1] Trường hợp chỉ sai tên và địa chỉ người mua, không sai mã số thếu và các nội dung khác:
– Thông báo với người mua về hóa đơn có sai sót
– Không cần lập hóa đơn mới
– Gửi thông báo về cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót (trừ trường hợp hóa đơn sai sót à hóa đơn không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu về cơ quan thuế)
[2] Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Cách 1:
– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn có sai sót (nếu có thỏa thuận)
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót và trên hóa đơn điều chỉnh cần phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
Cách 2:
– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn có sai sót (nếu có thỏa thuận)
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
– Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Đối với trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì người bán gửi hóa đơn cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua
– Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
[3] Riêng đối với ngành hàng không thì các hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Xem thêm:
Hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót mới nhất
2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót nhiều lần
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn:
– Lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc
– Lập hóa đơn thay thế.
Đồng thời, tại điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định nêu trên, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
Bên cạnh đó, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.
3. Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn được không?
Hiện nay, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” – đây là dòng chữ do phần mềm lập hóa đơn tự thiết lập theo thành phần dữ liệu áp dụng cho nghiệp vụ lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Có thể hiểu, ứng dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 01 hóa đơn điện tử điều chỉnh cho 01 hóa đơn điện tử đã lập, chưa có ứng dụng lập 01 hóa đơn để điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót.
4. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Theo đó, trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì không được hủy hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng, cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn sai sót nhiều lần và các phương án điều chỉnh cụ thể cho từng trường hợp. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình và tự tin hơn trong việc xử lý các sai sót hóa đơn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và giải pháp tối ưu.
VisioEdu chuyên gia đào tạo kế toán, kế toán thuế, kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Tại đây chúng tôi cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho các kế toán, kiểm toán.
Bạn có thể tham khảo:
Khóa học: Ôn thi đại lý thuế
Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính
Khóa học: Thuế chuyên sâu
Khóa học: Ôn thi CPA
Khóa học: Pháp luật về hợp đồng
Khóa học: Lập và trình bày Báo cáo tài chính
Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9
