Hóa đơn điều chỉnh không còn là thuật ngữ mới mẻ với kế toán, bởi đây là hóa đơn được khá nhiều kế toán sử dụng trong suốt quá trình làm việc của mình. Vậy hóa đơn điều chỉnh có giống với hóa đơn thông thường hay không? Một khi đã lập hóa đơn điều chính kế toán được phép hủy hóa đơn này hay bắt buộc phải lưu trữ? Cùng VisioEdu tìm hiểu kỹ hơn về hóa đơn điều chỉnh trong bài viết dưới đây nhé!
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là một loại hóa đơn được sử dụng để sửa đổi hoặc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn ban đầu. Hóa đơn điều chỉnh thường được sử dụng khi có sự cố xảy ra trong quá trình lập hóa đơn ban đầu, như sai sót trong thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả hoặc thông tin khách hàng.
Đa phần hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, nếu được lựa chọn thì kế toán nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
2. Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế khi hóa đơn có sai sót
Đối với trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Để thuận tiện cho cả 02 bên, khi phát sinh hóa đơn có các sai sót kể trên, bên bán và bên mua nên thỏa thuận với nhau về cách xử lý.
Tuy nhiên, trường hợp sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế trong hóa đơn cùng kỳ kê khai và 02 bên chưa kê khai thuế thì nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế.
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Thêm vào đó, điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:
“c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Theo đó, với các sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế thì khi xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng hoặc giảm (+/-) đúng với thực tế, việc này dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót
Đồng thời, nếu hóa đơn điều chỉnh hóa đơn gốc có sai sót thì lại tiếp tục phải lập hóa đơn điều chỉnh và để hạn chế sai sót tiếp theo xảy ra, kế toán nên lập hóa đơn thay thế với các hóa đơn cùng kỳ 02 bên chưa kê khai.
Do đó, tránh mất thời gian, hạn chế sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần, kế toán thường xử lý theo cách: Chưa khai thuế thì xuất thay thế, đã khai thuế thì xuất điều chỉnh.
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?
3. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Nếu kế toán thường xuyên phải xuất hóa đơn, chắc hẳn bạn sẽ quan tâm đến câu hỏi: Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Theo đó, trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì không được hủy hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng, cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Trên đây là câu trả lời chi tiết cho câu hỏi: Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không? Nếu còn bất cứ thắc mắc nào hãy đăng ký tham gia ngay Khóa Ôn thi Đại lý Thuế hoặc Hành nghề Thuế chuyên sâu để được giải đáp mọi thắc mắc. Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0973.551.661 để được tư vấn trực tiếp.
