Định khoản kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, đóng vai trò ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán theo đúng quy định. Việc thực hiện định khoản kế toán chính xác, đầy đủ sẽ giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính, quản lý tài sản và nguồn vốn hiệu quả.
1. Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán phù hợp, thể hiện rõ ràng bản chất và số tiền của nghiệp vụ đó. Quá trình này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc kế toán và quy định của pháp luật hiện hành.
Có hai loại định khoản kế toán chính là:
- Định khoản kế toán giản đơn: Là loại định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản kế toán tổng hợp.
- Định khoản kế toán phức tạp: Là loại định khoản liên quan đến nhiều tài khoản kế toán tổng hợp và/hoặc tài khoản phụ.
2. Các loại định khoản trong kế toán
Định khoản trong kế toán bao gồm:
- Định khoản Nợ và Có: Đây là loại định khoản phổ biến nhất trong kế toán, sử dụng để ghi chép các giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản, một tài khoản Nợ và một tài khoản Có;
- Định khoản Điều chỉnh: Định khoản này được sử dụng để điều chỉnh các mục trong bảng cân đối kế toán, đảm bảo tính đối xứng giữa các tài khoản;
- Định khoản Tổng hợp: Sử dụng để ghi nhận các tổng hợp giữa các tài khoản hoặc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp;
- Định khoản Đánh giá lại: Sử dụng khi có thay đổi về giá trị tài sản hoặc nợ phải trả;
- Định khoản Chuyển giữa các tài khoản: Sử dụng để chuyển tiền từ một tài khoản sang tài khoản khác, ví dụ: từ tài khoản ngân hàng sang tài khoản tiền mặt;
- Định khoản Lập báo cáo tài chính: Sử dụng để lập báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài sản và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
3. Nguyên tắc định khoản kế toán
Để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong việc ghi chép sổ sách kế toán, cần tuân thủ các nguyên tắc định khoản sau:
- Nguyên tắc ghi chép đầy đủ: Phải ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc ghi chép đúng thời điểm: Phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào thời điểm phát sinh.
- Nguyên tắc ghi chép đúng giá trị: Phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo giá trị thực tế phát sinh.
- Nguyên tắc ghi chép rõ ràng, cụ thể: Phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu.
- Nguyên tắc đối ứng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn có hai mặt đối ứng nhau, ghi Nợ bên này thì phải ghi Có bên kia.
- Nguyên tắc hạch toán theo sổ sách kế toán: Phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng hệ thống sổ sách kế toán đã được quy định
4. Quy trình định khoản kế toán được thực hiện như thế nào?
4.1. Xác định các đối tượng kế toán trong mỗi nghiệp vụ phát sinh
Quá trình định khoản kế toán bắt đầu bằng việc xác định các đối tượng kế toán liên quan đến mỗi nghiệp vụ phát sinh. Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng để đảm bảo tất cả các giao dịch tài chính được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Đối tượng kế toán có thể là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí hoặc nợ phải trả. Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
4.2. Xác định tài khoản kế toán với từng đối tượng
Sau khi xác định được các đối tượng kế toán, bước tiếp theo là gán từng đối tượng vào các tài khoản kế toán tương ứng. Các tài khoản này được chia thành nhiều loại khác nhau như tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí và tài khoản nợ phải trả. Việc xác định đúng tài khoản kế toán sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính của mình.
4.3. Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng
Tiếp theo, kế toán viên cần xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán trong mỗi giao dịch. Điều này bao gồm việc xác định xem tài sản, nguồn vốn, doanh thu hay chi phí đang tăng hay giảm. Xu hướng biến động này rất quan trọng để đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4.4. Xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có trong sơ đồ chữ T
Trong bước này, kế toán viên sẽ sử dụng sơ đồ chữ T để xác định các tài khoản ghi Nợ và ghi Có. Sơ đồ chữ T là một công cụ hữu ích giúp kế toán viên phân loại và theo dõi các giao dịch tài chính một cách rõ ràng và trực quan. Mỗi giao dịch sẽ được ghi nhận vào hai tài khoản: một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có, giúp đảm bảo tính cân đối và chính xác trong hệ thống kế toán.
4.5. Xác định số tiền cho mỗi tài khoản được hạch toán
Cuối cùng, kế toán viên sẽ xác định số tiền cho mỗi tài khoản được hạch toán. Việc này bao gồm việc tính toán số tiền cụ thể được ghi vào tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, đảm bảo rằng tổng số tiền ghi Nợ và tổng số tiền ghi Có luôn bằng nhau. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và cân đối của hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính của mình.
Quy trình định khoản kế toán là một công việc quan trọng và cần thiết trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin tài chính, phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định của doanh nghiệp.
Xem thêm các khóa học tại VisioEdu:
Khóa học: Ôn thi đại lý thuế
Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính
Khóa học: Lập và trình bày Báo cáo tài chính
Khóa học: Thuế chuyên sâu
Khóa học: Ôn thi CPA
Khóa học: Pháp luật về hợp đồng
Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 20%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9
