Trong hoạt động kinh doanh, việc lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế là một trong những nhiệm vụ quan trọng và phức tạp mà mỗi doanh nghiệp đều phải thực hiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ những thành phần cần thiết trong một bộ hồ sơ quyết toán thuế hoàn chỉnh. Việc thiếu sót hay sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ có thể dẫn đến các hậu quả không mong muốn, từ việc bị phạt tiền cho đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng. Vậy, bộ hồ sơ quyết toán thuế bao gồm những gì? Bài viết này Visio Edu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tài liệu và chứng từ cần thiết, từ đó giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác nhất.

1. Hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?

Khi có quyết định kiểm tra hồ sơ, chứng từ kế toán thì Các loại hồ sơ quyết toán thuế mà doanh nghiệp, kế toán cần chuẩn bị sẽ bao gồm:

1.1. Hồ sơ doanh nghiệp

• Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có);
• Các văn bản miễn, giảm thuế (nếu có).
• Chứng minh thư, hộ chiếu người đại diện pháp luật.
• Điều lệ công ty;
• Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty;
• Đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế;
• Kết quả đăng ký tài khoản ngân hàng.
• Các công văn khác liên quan đến cơ quan thuế.

Bao gồm đầy đủ bản chính hoặc là bản photo có công chứng:

1.2. Các chứng từ, hóa đơn

Hồ sơ khai thuế: 

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng;
• Tờ khai thuế vãng lai, thuế nhà thầu…;
• Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào bán ra;
• Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
• Báo cáo tài chính;
• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Hồ sơ lương, thưởng, phép:

Hồ sơ lương, thưởng và phép theo quy định

• Hồ sơ của người lao động;
• Hợp đồng lao động;
• Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương,…
• Bảng chấm công;
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Đăng ký giảm trừ gia cảnh;
• Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
• Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động;
• Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm

Hồ sơ công nợ

• Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra;
• Phụ lục hợp đồng kinh tế;
• Biên bản đối chiếu công nợ.

Hồ sơ vay nợ

• Hợp đồng vay
• Chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay…

Chứng từ kế toán

• Hóa đơn mua vào, bán ra;
• Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước;
• Phiếu thu, Phiếu chi;
• Phiếu nhập kho;
• Phiếu xuất kho;
• Phiếu kế toán khác;
• Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN;
• Sổ phụ tài khoản ngân hàng.

Hồ sơ sổ sách kế toán

• Sổ nhật ký chung;
• Sổ quỹ tiền mặt;
• Sổ nhật ký mua hàng;
• Sổ nhật ký bán hàng;
• Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh;
• Sổ chi tiết tài khoản;
• Sổ quỹ tiền mặt;
• Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng);
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định;
• Bảng phân bổ CCDC; chi phí trả trước;
• Bảng định mức nguyên vật liệu;
• Bảng dự toán quyết toán công trình;
• Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa;
• Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu;
• Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả;
• Sổ chi tiết tiền vay.

2. Quy định về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế cuối năm

Theo điểm b khoản 1 và khoản 2 Điều 109 của Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế và báo cáo tài chính theo

* Đối với doanh nghiệp nhà nước:

– Doanh nghiệp nhà nước thì thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; Đối với công ty mẹ, Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ BCTC.

– Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp Báo cáo tài chính năm cho công ty mẹ, Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, Tổng công ty quy định.

* Đối với các loại doanh nghiệp khác:

– Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm;

– Đơn vị kế toán trực thuộc nộp Báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên

3. Mức phạt nộp sai, nộp thiếu và nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế cuối năm

Hồ sơ quyết toán thuế cuối năm là căn cứ để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế. Do đó, việc nộp sai hoặc thiếu hoặc nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế cuối năm sẽ xảy ra các trường hợp sau:

• Người nộp thuế có thể bị truy thu thuế. Trường hợp nộp sai hồ sơ quyết toán thuế dẫn đến số thuế phải nộp thiếu, người nộp thuế sẽ bị truy thu thuế theo quy định.
• Người nộp thuế có thể bị phạt vi phạm hành chính về thuế. Mức phạt vi phạm hành chính về thuế đối với hành vi nộp sai hoặc thiếu hồ sơ quyết toán thuế được quy định tại Điều 124 Luật Quản lý thuế 2019. Cụ thể như sau:
• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu trong hồ sơ thuế nhưng không liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế, trừ hành vi quy định tại khoản 2 Điều này.
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu trong hồ sơ thuế dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ quyết toán thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ quyết toán thuế quá thời hạn quy định từ 06 ngày đến 30 ngày.
• Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ quyết toán thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 12.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ quyết toán thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Ngoài ra, người nộp thuế còn có thể bị phạt tiền, bị buộc nộp lại số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hành vi vi phạm pháp luật về thuế của người nộp thuế có dấu hiệu của tội phạm.

Xem thêm: 

Cách khắc phục những lỗi thường gặp khi quyết toán Thuế

Những lưu ý chung khi quyết toán Thuế tại doanh nghiệp

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ quyết toán thuế đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn góp phần tăng cường sự minh bạch và uy tín trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin về hồ sơ quyết toán thuế năm ở trên đây sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn.

Khóa học: Ôn thi đại lý thuế

Khóa học Nhận diện rủi ro Báo cáo tài chính

Khóa học: Thuế chuyên sâu

Khóa học: Ôn thi CPA

Khóa học: Pháp luật về hợp đồng

Đăng ký ngay tại đây, nhận ưu đãi lên đến 30%: https://forms.gle/MsN2aanm7RFowakh9