Bảng cân đối kế toán là Báo cáo tài chính quan trọng, phản ánh tổng hợp tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp dưới hình thái tiền tệ tại một thời điểm nhất định. Vậy nếu phát hiện bảng cân đối kế toán mất cân đối thì làm như thế nào? Hãy cùng VisioEdu tìm hiểu cách xử lý bảng cân đối kế toán không cân ngay sau đây.
1. Những nguyên nhân khiến bảng cân đối kế toán không cân
Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng, giúp các nhà đầu tư cũng như chủ doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra những đánh giá khách quan. Từ đó xây dựng nên các chiến lược kinh doanh phù hợp. Đây là một mẫu biểu bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp trong bộ báo cáo tài chính. Yêu cầu của bảng là cần có sự cân đối giữa các cặp số liệu sau:
– Số dư Nợ đầu kỳ, số dư Có đầu kỳ
– Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
– Số dư Nợ cuối kỳ, số dư Có cuối kỳ.
Theo cách khác, tổng giá trị tài sản trong bảng cân đối kế toán luôn bằng tổng giá trị nguồn vốn trong cùng một thời điểm nhất định:
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
Trong quá trình thu thập, nhập và xử lý số liệu của các kế toán viên sẽ không tránh khỏi có sự sai sót. Vì vậy, những nhầm lẫn trong việc định khoản sẽ làm hai chỉ tiêu trên không được cân bằng. Và sau đây là những nguyên nhân chính dẫn đến việc số liệu trên bảng cân đối kế toán không cân:
1.1. Trường hợp 1: Cột đầu kỳ/ Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng chỉ tiêu Tổng nguồn vốn
Đây là nguyên nhân đầu tiên và cũng là nguyên nhân phổ biến nhất làm xảy ra tình trạng bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không cân. Điều này có thể do quá trình kế toán tổng hợp nhập số sai dư đầu kỳ ở phần Tài sản hoặc Nguồn vốn. Hoặc có thể do thời điểm chuyển đổi số dư giữa các năm chưa hoàn thiện và khớp báo cáo dẫn đến số liệu đầu kỳ của phần Tài sản và Nguồn vốn bị chênh lệch.
Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể do kế toán tổng hợp áp dụng công thức không chính xác hay có sự điều chỉnh chưa hợp lý đối với công thức được thiết lập trong báo cáo tài chính khiến chỉ tiêu Tài sản và Nguồn vốn ở cột đầu kỳ không bằng nhau.
1.2. Trường hợp 2: Cột cuối kỳ/ không bằng Tổng nguồn vốn
Một nguyên nhân khác dẫn đến tình trạng bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp mất cân bằng là cột cuối kỳ/Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng chỉ tiêu Tổng nguồn vốn. Có thể do kế toán viên chưa tiến hành kết chuyển lãi lỗ hoặc đã kết chuyển nhưng có sự điều chỉnh chứng từ có liên quan đến các tài khoản 5, 6, 7, 8, 9 mà quên sửa lại, dẫn đến việc tồn tại số dư của các tài khoản trên trong bảng cân đối kế toán.
Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động kinh doanh, có rất nhiều nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp phát sinh nằm ngoài danh sách các tài khoản chính và cần tạo thêm nhiều tiểu tài khoản (theo quy định) để đảm bảo định khoản đầy đủ các nghiệp nghiệp vụ đó. Đó là nguyên nhân khiến hệ thống tài khoản của doanh nghiệp trở nên “đồ sộ” và kế toán viên sẽ dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác cũng có thể gây ra tình trạng mất cân đối ở bảng kế toán của doanh nghiệp như: sai sót trong quá trình định khoản, nhập sai hàng tồn kho, quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm,…
2. Cách xử lý bảng cân đối kế toán không cân
Nếu phát hiện nguyên nhân, thì kế toán hãy tìm cách xử lý bảng cân đối kế toán không cân. Dưới đây là một số cách xử lý bảng cân đối kế toán không cân:
Nếu bảng cân đối tài khoản mất cân đối do quên các bút toán kết chuyển cuối kỳ, bạn cần kiểm tra xem đã định khoản đầy đủ các bút toán kết chuyển cuối kỳ hay chưa. Các bút toán kết chuyển cuối kỳ gồm:
- Bút toán kết chuyển thuế giá trị gia tăng
- Bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí
- Bút toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh
- Bút toán kết chuyển lãi lỗ sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối
Nếu bảng cân đối tài khoản mất cân đối do chênh lệch giữa tài khoản và các sổ chi tiết: Sau khi phát hiện chênh lệch và tìm theo số chênh lệch đó, cần kiểm tra lại các định khoản liên quan đến phần chênh lệch xem có sai sót không để điều chỉnh
Nếu chưa rõ nguyên nhân khiến quỹ tiền âm, kế toán viên xử lý bằng cách vay ngắn hạn cá nhân để bổ sung quỹ hoặc thu hồi công nợ bổ sung quỹ
Nếu sai sót do chưa phân bổ chi phí trả trước, chi phí khấu hao, khiến mất cân đối bảng cân đối tài khoản, kế toán thực hiện bút toán phân bổ cho phù hợp
Nếu hàng tồn kho bị sai so với bảng nhập – xuất – tồn, kế toán viên kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho, ghi nhận giá vốn và kiểm tra liệu có xuất hàng trước khi có phiếu nhập kho hay không.
3. Cách điều chỉnh bảng cân đối kế toán không cân
Bước 1: Xác định nguyên nhân
Kiểm tra cột đầu kỳ: Đảm bảo rằng tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Nếu không, đối chiếu với Bảng Cân đối TK năm ngoái để nhập đúng số dư các tài khoản.
Kiểm tra cột cuối kỳ: Chỉ tiêu tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn. Nếu không, kiểm tra xem có quên kết chuyển lãi lỗ hay không.
Bước 2: Điều chỉnh số liệu
Đối chiếu số liệu: So sánh số liệu trên bảng cân đối với sổ kế toán và sổ chi tiết để tìm ra sai sót.
Điều chỉnh công thức: Nếu phát hiện sai sót trong công thức, vào phần thiết lập báo cáo tài chính để điều chỉnh.
Bước 3: Kiểm tra bút toán kết chuyển
Bút toán kết chuyển cuối kỳ: Đảm bảo rằng tất cả bút toán kết chuyển cuối kỳ đã được thực hiện.
Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu tài khoản
Tài khoản và sổ chi tiết: Kiểm tra sự chênh lệch giữa các tài khoản và sổ chi tiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, tờ khai thuế, bảng nhập xuất tồn, và sổ chi tiết công nợ.
Bước 5: Xử lý sai sót
Phân bổ chi phí: Nếu sai sót do chưa phân bổ chi phí trả trước hoặc khấu hao, thực hiện bút toán phân bổ cho phù hợp.
Điều chỉnh bút toán: Nếu phát hiện sai sót trong định khoản, điều chỉnh lại cho chính xác.
Bước 6: Kiểm tra lại bảng cân đối
In bảng cân đối tài khoản: In bảng cân đối tài khoản chi tiết đến bậc cuối cùng và kiểm tra lại.
Bước 7: Lưu và xác nhận
Lưu bảng cân đối: Sau khi đã điều chỉnh, lưu lại bảng cân đối kế toán.
Xác nhận: Bảng cân đối kế toán cần được xác nhận bởi người có trách nhiệm.
4. Những hạn chế xảy ra lỗi sai khi lập bảng cân đối kế toán
Để hạn chế xảy ra tình trạng mất cân đối khi lập bảng cân đối kế toán, các doanh nghiệp và kế toán viên có thể tham khảo các biện pháp sau:
- Sử dụng phần mềm kế toán: Ngày nay các phần mềm kế toán được thiết lập với nhiều chức năng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp và bộ phận kế toán giải quyết nhiều vấn đề một các nhanh chóng, hiệu quả. Một số doanh nghiệp lớn còn lựa chọn thuê thiết kế một phần mềm riêng phù hợp với đặc điểm và quy trình hoạt động của công ty để hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập bảng cân đối và lên các báo cáo tài chính khác.
- Nắm vững kiến thức chuyên môn: Ngoài sử dụng các phần mềm hỗ trợ, kế toán viên của doanh nghiệp cũng cần nắm vững kiến thức chuyên môn để hiểu các thao tác và nguyên tắc hoạt động của phần mềm.
- Rèn tính tỉ mỉ khi thực hiện bảng cân đối: Lập bảng cân đối là việc đòi hỏi sự cẩn thận. Mặc dù phần mềm kế toán có thể đảm bảo cung cấp các công thức hoàn toàn chính xác, tuy nhiên bạn chỉ cần sai một chữ số hàng đơn vị nhập số liệu vào phần mềm cũng sẽ làm bảng cân đối kế toán xảy ra sai sót.
Trên đây là tổng hợp nguyên nhân và cách xử lý bảng cân đối kế toán không cân. Hi vọng với những thông tin này sẽ giúp kế toán hạn chế được các sai sót, hoặc nếu có sẽ có sự điều chỉnh kịp thời, giúp doanh nghiệp và nhà đầu tư có nguồn thông tin chính xác và đang tin cậy.
Để hiểu rõ hơn về bảng cân đối kế toán không cân, tham khảo ngay khóa lập Báo cáo tài chính của visio.edu.vn tại đây: https://forms.gle/QTgar7Vyx84VhTD26
