Hóa đơn điện tử tuy không phải là quy định mới với kế toán. Tuy nhiên, từ khi đưa vào thực hiện đến nay, vẫn có khá nhiều quy định liên quan đến hóa đơn điện tử khiến kế toán còn lúng túng. Đặc biệt đối với việc xuất hóa đơn điều chỉnh, xuất hóa đơn thay thế khi phát hiện hóa đơn đã xuất có sai sót.
Quy định về điều chỉnh hóa đơn liên quan chặt chẽ đến Mẫu 04/SS-HĐĐT . Vậy khi nào kế toán cần nộp Mẫu 04/SS-HĐTT khi xuất hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế? Cùng VisioEdu tìm hiểu kỹ hơn vấn đề này ở bài viết dưới đây nhé!
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?
Mẫu 04/SS-HĐĐT có tên đầy đủ là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Giúp Cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.
Quy định về lập và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT được quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Để nắm rõ các trường hợp cần nộp mẫu này khi điều chỉnh hóa đơn sai sót, cùng VisioEdu phân tích chi tiết quy định ở phần tiếp theo nhé.
2. Các quy định về lập Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất
2.1 Quy định lập Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020 có quy định về xử lý hóa đơn sai sót, cụ thể như sau:
“1. …Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT…về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Trường hợp đã gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
- a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, ta có thể thấy, kế toán cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT trong các trường hợp sau đây:
– Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót;
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.
– Nếu sau khi đã gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT mà phát hiện trường hợp có sai sót thì người bán vẫn phải gửi lại thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
2.2 Quy định về lập Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 78
Theo Điều 7 Thông tư 78 cũng có quy định về nộp Mẫu 04/SS-HDDT, có quy định như sau:
– Đối với hóa đơn điện tử có sai sót phải cấp lại mã hoặc điều chỉnh, thay thế, kế toán cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi đến Cơ quan Thuế.
– Trường hợp dịch vụ cung cấp bị hủy hoặc chấm dứt, kế toán hủy hóa đơn đã lập và thông báo đến Cơ quan Thuế kèm Mẫu 04/SS-HĐĐT.
3. Các trường hợp bắt buộc phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế
Theo các quy định trên, VisioEdu tổng hợp các trường hợp kế toán bắt buộc phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế trong các trường hợp sau đây:
- Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của CQT chưa gửi cho người mua có sai sót (Hủy hóa đơn sai sót)
- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót (Giải trình)
- Trường hợp lập HĐĐT mới theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo nghị định 51/2010/NĐ-CP (Lập hóa đơn Thay thế)
- Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của CQT gửi đến đơn vị
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123 sau đó có phát sinh về việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (Hủy hóa đơn sai sót)
4. Các trường hợp không bắt buộc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế
Tiếp theo, VisioEdu thống kê 2 trường hợp mà kế toán không bắt buộc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế theo quy định mới nhất như sau:
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng mà người nộp thuế muốn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì không cần gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế. Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Trường hợp xử lý sai sót đối với các hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp theo mẫu Mẫu số 01/TH-HĐĐT mà người nộp thuế hủy hoặc điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp thì chỉ cần gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo.
5. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp TBSS Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế như sau:
- Trường hợp người bán tự phát hiện ra sai sót
Đối với hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức Điều chỉnh hóa đơn hoặc Thay thế hóa đơn thì căn cứ khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì thời gian nộp TBSS Mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót.
- Trường hợp 2: Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của CQT:
Trường hợp qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót thì CQT sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng.
Người nộp thuế tiếp nhận thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT do CQT gửi tới, và thực hiện trả lời với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
6. Quy chế xử phạt khi nộp chậm TBSS Mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT
Căn cứ tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi mục 2 Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021 của Chính phủ về việc đính chính Nghị định số 125/2020/NĐ-CP) quy định trường hợp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót Mẫu 04 cho CQT sẽ bị xử phạt như sau:
| Số ngày chậm nộp | Mức phạt |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 11 – 20 ngày | Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 21 – 90 ngày | Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót | Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng |
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của VisioEdu về nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT mà kế toán cần biết. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp kế toán nắm vững quy định luật thuế về điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn sai sót. Từ đó tự tin vượt qua kỳ quyết toán thuế cuối năm dễ dàng hơn.
Có thể bạn cũng quan tâm:
>>> Khóa học Hành nghề Thuế chuyên sâu – Giải mã mọi bí ẩn về thuế
