Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì từ cuối năm 2022 hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã đưa vào áp dụng với hi vọng mang đến chuyển biến tích cực đối với ngành thuế. Để giúp doanh nghiệp và kế toán hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những nội dung cụ thể sau đây.
1. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
=> Xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào?
1.2. Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, là một hay hệ thống thiết bị điện tử có giải pháp công nghệ thông tin, gồm những chức năng chính:
– Tính tiền;
– Lưu trữ dữ liệu bán hàng;
– Khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Tra cứu & báo cáo giao dịch
1.3 Khái niệm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Cụ thể cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự:
C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
2. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo 08 mô hình kinh doanh sau sẽ thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Bán lẻ hàng tiêu dùng.
- Ăn uống.
- Nhà hàng.
- Khách sạn.
- Bán lẻ thuốc tân dược.
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.
3. Đặc điểm của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ quy định Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế như sau:
- Không bắt buộc phải có chữ ký số: Người dùng có thể sử dụng hoặc không cần sử dụng chữ ký số như hóa đơn có mã thông thường.
- Các khoản chi hàng hóa dịch vụ được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày.
- Xử lý sai sót bao gồm điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị.
- Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp được khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo tính liên tục và duy nhất.
4. Lợi ích hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
4.1 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn
Minh bạch các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh
4.2 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp, xử lý sai sót trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế…
Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
Đơn vị kinh doanh sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
Như vậy, Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là nhà hàng, quán ăn…
5. Nguyên tắc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Không bắt buộc có chữ ký số.
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
6. Nội dung của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Tương tự như hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính cần có đầy đủ nội dung sau:
- Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
- Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ;
- Tên sản phẩm, dịch vụ
- Đơn giá
- Số lượng
- Giá thanh toán
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế
Lưu ý:
* Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
* Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị.
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự.
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp
7. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
– Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet.
– Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới Cơ quan thuế.
* Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.
8. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định tại điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Như vậy có thể thấy thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thời điểm bên bán hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.
9. Trách nhiệm người người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế áp dụng theo quy định tại điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đảm bảo lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78.
Đảm bảo áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi Cơ quan thuế khi lập Hoá đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu với CQT, liên tục và duy nhất;
Đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử của Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn.
Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.
10. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền
Để có thể xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền người nộp thuế cần đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử
Trường hợp 2: Người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Trên trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
11. Cách tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Người bán sẽ gửi các hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã phát hành trong ngày lên cơ quan thuế. Có thể tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn và làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào mục “Tra cứu”, chọn “Tra cứu hóa đơn”
Bước 2: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”
Bước 3: Vào ô “Kết quả kiểm tra” chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”
Trên đây là tất cả nội dung về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Các trường hợp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính cần lưu ý để đảm bảo là đúng theo quy định của pháp luật, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, hãy tham khảo ngay khóa học Thuế chuyên sâu tại VisioEdu.
Đăng ký ngay: TẠI ĐÂY hoặc liên hệ ngay hotline: để được hỗ trợ.
