Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc đối với các tổ chức và doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Và đối với các hóa đơn khi xuất trình theo yêu cầu của bên mua cần phải được kiểm tra có hợp lệ hay không. Vì vậy, tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có hợp lệ, hợp pháp là nghiệp vụ vô cùng quan trọng mà kế toán cần biết. Dưới đây là hướng dẫn 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Hướng dẫn 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Hiện nay, việc tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC xem tính hợp pháp, hợp lệ có thể thực hiện theo 3 cách sau:
2.1. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại website của Tổng cục Thuế
Nếu lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website: hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Nhập mã số thuế (MST), loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
Nếu trang thái xử lý hóa đơn hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn” thì kết quả đó là hóa đơn hợp lệ.
Nếu kết quả thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.ư
>>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không?
2.2. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn
Để tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại hoadondientu.gdt.gov.vn có thể làm theo các bước sau.
Bước 1: Đăng nhập vào hoadondientu.gdt.gov.vn bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.
Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.
Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
Chọn tìm kiếm để xem thông tin hóa đơn bạn muốn xem. Khi màn hình hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem và thực hiện các thao tác mà bạn muốn như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.
2.3. Tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 qua Fast e-Invoice
Có 3 cách để tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 qua Fast e-Invoice như sau:
Cách 1: Truy cập trực tiếp vào trang tra cứu: einvoice.fast.com.vn sau đó thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
Cách 2: Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc
Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
Cách 3: Tra cứu trên website: invoice.fast.com.vn
Bước 1: Truy cập trang invoice.fast.com.vn và click chọn mục “Tra cứu”.
Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần nắm vững để biết hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, tham khảo ngay khóa học Hành Nghề Thuế Chuyên sâu tại VisioEdu hoặc liên hệ ngay hotline 0973.551.661 – 0394.551.661 để được hỗ trợ.
